Administrativni pomočniki najpogosteje pomagajo menedžerjem, direktorjem, podpredsednikom in osebju na ravni c pri nalogah, kot so načrtovanje, komunikacija, izdelava dokumentov, potovanja in pisarniške naloge. Pri tovrstnih nalogah lahko pomagajo tudi celotnemu oddelku. Med razgovorom bo vodja zaposlovanja običajno postavil vprašanja, ki se osredotočajo na kandidatove trde veščine, mehke veščine, prejšnje izkušnje in osebni stil dela.
Običajne trde spretnosti administrativnega pomočnika vključujejo programe za obdelavo besedil in preglednic, lahke računovodske veščine in nekatere pisne spretnosti. Nekateri položaji lahko zahtevajo dodatne posebne veščine. Na primer, administrativni pomočnik dekana za izobraževanje bo morda moral poznati pravila akademskega založništva, pomočnik glavnega izvršnega direktorja bolnišnice pa bo morda moral poznati osnovno medicinsko terminologijo. Vprašanja na razgovoru za administrativnega pomočnika bodo pogosto zasnovana tako, da odkrijejo sogovornikovo znanje na teh področjih. Kandidatka se lahko vpraša tudi, s kakšnimi vrstami računalniških programov je delala, ali pa se lahko vpraša, koliko let izkušenj ima na določenem področju spretnosti.
Vodje zaposlovanja bodo postavljali tudi vprašanja na razgovoru za administrativnega pomočnika, ki raziskujejo mehke veščine kandidata. To vključuje področja, kot sta organizacija in medosebna komunikacija. Na primer, administrativni pomočnik oddelka bo morda moral upravljati urnike več ljudi z različnimi funkcijami in različnimi stili dela. V tem primeru lahko vodja zaposlovanja vpraša o sposobnosti kandidata, da pridobi potrebne informacije tako od prekomerno kot od premalo komuniciranja z minimalnim trenjem na delovnem mestu.
Številna vprašanja na razgovoru za administrativnega pomočnika se osredotočajo na izkušnje, ker preteklost ponuja dokaz o sposobnostih kandidata. Ta vprašanja se lahko nanašajo na področja trdih ali mehkih veščin. Visoki uradnik za raziskave in razvoj bo na primer potreboval administrativnega pomočnika, ki mu je mogoče zaupati občutljive ali zaupne informacije, zato lahko od kandidata zahteva, da podrobno opiše pretekle izkušnje s podobnimi informacijami. Administrativni pomočnik za novoustanovljeno delovno mesto ali oddelek bo morda moral iz nič ustvariti delujoč sistem arhiviranja, zato lahko vodja zaposlovanja prosi kandidatko, naj ponovno prišteje čas, ko je opravila podobno nalogo.
Vodje in njihovi administrativni pomočniki pogosto zelo tesno sodelujejo pri doseganju skupnega cilja, zato je pogosto ključnega pomena, da je njihov delovni stil komplementaren. Vodja, ki ve, da je slabo organiziran, bo pogosto poiskal administrativnega pomočnika, ki je izjemno organiziran in se ne boji, da bi ga obdržal pri nalogi. Menedžer, ki je ponavadi temperamenten ali ima manj kot popolne komunikacijske sposobnosti, bo pogosto izbral administrativnega pomočnika, na katerega njegova razpoloženje ne vpliva in je sposoben ‘zgladiti perje’ ljudem, s katerimi bi lahko nasprotoval. Vodja, ki veliko potuje, bo potreboval pomočnika, ki lahko učinkovito deluje z zelo malo neposrednega nadzora.
Kandidati bi morali pričakovati, da bodo odgovorili na vprašanja na razgovoru za administrativnega pomočnika, ki obravnavajo tudi osebne motivacije in preference v delovnem slogu. To je tako pomembno, da bo pogosto odločilni dejavnik med enako kvalificiranimi kandidati. Kandidata z brezplačnim delovnim slogom lahko celo izberemo namesto tistega z več izkušnjami ali izobrazbo.