Ko podjetje kupi blago ali storitve, se to običajno opravi prek naročilnice. Ker je naročilo pravni dogovor med kupcem in prodajalcem, je pomembno, da so pogoji naročila določeni jasno in natančno, da se prepreči morebitna nesoglasja med strankama. Skupni pogoji naročila vključujejo stroške, opis materiala, pričakovani datum in obveznosti prevoza.
Eden najpomembnejših pogojev naročila je strošek artikla, ki kaže, koliko je kupec pripravljen plačati za blago ali storitev. Če prejemnik naročila ne more ali ne želi izenačiti stroškov na naročilnici, mora to navesti kupcu. Če prodajalec nadaljuje z naročilom, je dolžan izdelek prodati kupcu po ceni, navedeni na naročilnici.
Dobro naročilo vsebuje opis materialov, ki ne pušča nobenega dvoma. Izdajatelj naročila mora biti čim bolj natančen, da bi se izognili kasnejši zmedi. Pričakovano blago ali storitve mora biti opisano s čim več podrobnostmi v telesu naročila.
Čas dobave je še en od pogojev naročila. Veliki proizvajalci ali celo majhni proizvajalci s pravočasno zalogo pogosto zahtevajo dolge dobavne roke, da obdelajo naročilo. Če prodajalec ne more izpolniti določenega roka, mora to navesti kupcu in ne sprejeti naročila, razen če je rok za rok po dogovoru.
Freight On Board (FOB) je priljubljen pogoj za naročila. To kaže, kdo prevzema odgovornost za stroške tovora in s katere lokacije. Če kupec v New Yorku kupi tovornjak preprog iz San Francisca, so lahko izrazi »FOB New York City«, kar pomeni, da mora prodajalec plačati tovor, da pride do New Yorka. Če so pogoji »FOB San Francisco«, to pomeni, da je kupec odgovoren za stroške tranzita. Pogoji tovora so še posebej zapleteni pri mednarodnem pošiljanju, kupec in prodajalec pa morata biti jasna glede tega, kdo plačuje carine in davke ter za dejanski tovorni tranzit.
Standardni plačilni pogoji v ZDA so »Neto 30«, kar pomeni, da je treba račun plačati v 30 dneh. Drugi standardni izrazi so »Neto 15«, »Neto 60«, »Neto 90« ali »Pravilo ob prejemu«. Če je naročilo plačano s kreditno kartico, običajno ni treba določiti plačilnih pogojev, vendar je treba pojasniti, kdaj je kreditna kartica obdelana za naročilo.
Pogoji naročila so večino časa po dogovoru. Z malo dajanja in prevzemanja tako kupca kot prodajalca se lahko pogoji naročila spremenijo, da pomirijo katero koli stran. O nekaterih pogojih naročilnice ni mogoče pogajati in kupec ali prodajalec mora to navesti na začetku pogajanj.