Drobni denar je majhen znesek denarja, ki ga bo podjetje imelo pri roki za nematerialne stroške. Usklajevanje male gotovine je postopek pregleda prejemkov za izdatke male gotovine in ujemanja skupnega zneska z prvotnim zneskom gotovine. Koraki pogosto vključujejo pregled posameznih zahtevkov za drobno gotovino, analizo potrdil o porabljenem denarju, uravnoteženje gotovine, objavo vpisov v dnevnik in dopolnitev denarja. Te naloge običajno opravlja računovodski oddelek, čeprav se lahko mala podjetja zanesejo na lastnike ali tajnico.
Večina podjetij od zaposlenih zahteva, da izpolnijo majhen dokument ali zahtevo za gotovino. Za to bo morda potrebno vodstveno dovoljenje, da se podjetje izogne dajanju denarja za neposlovne namene. To tudi pomaga računovodjem pri sledenju, kdo ima denarna sredstva, in spremljanju teh posameznikov, da zagotovijo, da zaposleni ne ukrade denarja. Zahtevek za gotovino se vrne tudi računovodji skupaj z ostankom gotovine in potrdilom o nakupu za poravnavo male gotovine.
Računovodje morajo skrbno analizirati prejemke, ko gredo skozi usklajevanje male gotovine. To omogoča računovodjem, da odkrijejo, ali je bil denar porabljen nepravilno ali da podjetje kupljenega blaga ni potrebovalo. Osnovni postopek za uskladitev posameznih prejemkov je uskladitev prvotne zahteve za sredstva z ostankom gotovine in potrdilom. Ko je končan, bo računovodja nato uskladil celotna denarna sredstva.
Usklajevanje blagajne vključuje odvzem začetnega stanja blagajne in odštevanje skupnih izdatkov na podlagi vrnjenih potrdil. Računovodja lahko nato sešteje denar, ki je trenutno v polju, in to primerja z izračunanim zneskom. Če se številke ujemajo, je uskladitev male gotovine končana. Razlike lahko od računovodje zahtevajo, da poišče napako in ugotovi, ali je denar višji ali nižji od izračunanega zneska. Podjetja morda teh razlik ne vidijo kot bistvene, kar povzroči nepopolno uskladitev.
Ko je postopek ujemanja potrdil končan, bo računovodja ustvaril vnos v dnevnik za knjiženje izdatkov v knjigovodsko knjigo. Velike organizacije lahko knjižijo znesek na račun raznih stroškov. Mala podjetja bodo morda želela ločiti te izdatke, da ne bi imela velikih računov raznih izdatkov. Po objavi bo računovodja vložil zahtevo za dopolnitev denarnih sredstev. To običajno vključuje pošiljanje zahteve za ček na oddelek za plačila, zahtevo za pooblastilo lastnika ali upravitelja in unovčenje čeka na banki podjetja. Sredstva bodo nato šla v blagajno za nadaljnjo uporabo.
SmartAsset.