Pogajalski proces je zapletena serija dejanj, ki skuša zagotoviti obojestransko sprejemljiv izid dvema nasprotujočima se strankama. Uradna pogajanja lahko potekajo s pomočjo usposobljenega mediatorja, ki služi kot nepristranska tretja stran pri reševanju zadevnih vprašanj. Za profesionalnega pogajalca lahko postopek sledi vrsti dokončnih korakov. Pogajanja lahko potekajo tudi na bolj neformalni ravni in proces v teh primerih lahko postane manj strukturiran.
Prvi korak v vsakem pogajalskem procesu vključuje razumevanje obravnavanega vprašanja. Ta korak se pogosto zgodi, preden strani začneta uradne pogovore. Vsaka stran mora priti v pogajanja z jasno predstavo o tem, kaj je spor in kaj želi s postopkom pridobiti.
Ko so v pogajanjih, je naslednji korak, da vsaka stran predstavi svoj primer. To vključuje razlago, kaj je posameznikov cilj, kaj želi pridobiti in kaj je pripravljen ponuditi v zameno. Obe strani morata poslušati druga drugo, da bodo pogajanja uspešna. Če je prisoten mediator, bo pozorno spremljal te postopke, da bi ponudil kreativne rešitve, ki bi lahko delovale za obe strani.
Glavnina pogajalskega procesa je neprekinjeno vračanje idej, možnosti in celo argumentov med obema stranema. Prva ponujena rešitev je le redko končna izbira. Ta del procesa se močno razlikuje glede na vrsto pogajanj, ki potekajo. Če je vključen pogajalec, bo usmerjal to fazo procesa s ponudbo različnih rešitev in nenehnim sodelovanjem z obema stranema za iskanje obojestransko sprejemljivega dogovora.
Ta korak pogajalskega procesa, kjer si nasprotne strani vzamejo čas za raziskovanje različnih rešitev, lahko poteka na več sejah. Poslovna pogajanja za veliko korporacijo lahko trajajo tedne, preden se najde sprejemljiva rešitev. Za manjša pogajanja, kot so vprašanja med pisarno med dvema sodelavcema, je ta korak morda veliko lažji, saj vključuje le kratko razpravo, preden se doseže dogovor.
Ko je proces iskanja rešitve zaključen, pogajanja vstopijo v zadnje korake procesa. Sporazum je jasno določen za obe strani, pogosto s pisno pogodbo. Ta dokument se temeljito pregleda in po potrebi dopolni, dokler ne zadovolji vseh vpletenih. Ko obe stranki sprejmeta in podpišeta pogodbo, je treba izvesti korake, ki so navedeni v njej.
Zadnji korak v pogajalskem procesu je izpolnjevanje dogovora. To je lahko tako preprosto kot trgovanje z blagom in ločitev. V bolj zapletenih pogajanjih je lahko rešitev dolgoročnejša zaveza ali delovno partnerstvo med obema stranema. Če v kateri koli točki sporazum ne deluje več za eno ali obe strani, se lahko pogajanja začnejo znova na začetku za spremembo pogodbe in iskanje boljše, bolj trajnostne rešitve.