Vsak nakupni proces uporablja štiri osnovne korake: določitev potrebe, ponudbe, nakup in vrednotenje. Vsak korak ima lahko več komponent, od katerih nekatere morda ne veljajo za vsak nakup. Pogosto so koraki zaključeni mimogrede in v zelo kratkem časovnem obdobju. Pri drugih je vsak korak formaliziran in lahko traja precej časa.
V fazi ugotavljanja potreb v nabavnem procesu potencialni kupec oceni svoje potrebe. To vključuje opredelitev, kaj želi doseči, kakšen bo njegov proračun za porabo in katere funkcije so potrebne in želene. Ta korak lahko vključuje tudi raziskavo izdelkov za odkrivanje možnosti in možnosti, za katere se kupec morda ne zaveda, da so na voljo.
Določanje potrebe se pojavi, ali je odločitev tako preprosta kot človek, ki želi kupiti kosilo, ali pa tako zapletena kot vodja IT, ki ocenjuje nov integrirani sistem računovodskega upravljanja. Moški, ki išče kosilo, bo zelo hitro ugotovil svoje potrebe. Morda ve, da potrebuje hrano, da želi porabiti določeno količino, ima le 30 minut časa za kosilo in je razpoložen za solato. Upravitelj IT se bo morda moral posvetovati s številnimi stranmi, da bi določil potrebe in omejitve, preden lahko preide na naslednjo fazo.
V fazi oddaje ponudb v nabavnem procesu kupec razišče razpoložljive prodajalce in zahteva cene. To je lahko tako preprosto kot kosilo, ki uporabi svoj proračun, da ugotovi, da mora skrbeti za restavracijo s hitro prehrano, in nato v mislih pregleda seznam takšnih lokalov v bližini njegovega poslovnega kraja. Vodja IT bo verjetno raziskal razpoložljivo programsko opremo in ponudnike, izdal zahtevo za predlog in nato ocenil ponudbe, da bi ugotovil, katera najbolj ustreza potrebam njegovega podjetja.
Tretja faza nakupnega procesa je dejanski nakup. Za moškega, ki kupuje kosilo, je to tako preprosto, kot da naroči hrano, plača na oknu in se odpelje. Za vodjo IT lahko to vključuje pogajanje o ceni, pridobitev odobritve nakupa, podpis pogodb, prevzem izdelka in plačilo računa.
Postopek nakupa se običajno konča s fazo ocenjevanja. Tu se kupec odloči, ali je opravil dober nakup in ali bo izdelek obdržal ali bo spet posloval s prodajalcem. Za kosilo to pomeni pojesti njegov obrok in se odločiti, ali je bil dober. Za vodjo IT to pomeni ocenjevanje učinkovitosti sistema skozi čas. V nekaterih primerih lahko ta faza postopka vključuje uveljavljanje jamstev ali jamstev in lahko vodi celo do vračila izdelka ali zahteve za vračilo.