Medtem ko se dva izraza včasih uporabljata zamenljivo, sta spletna in videokonferenca pravzaprav dva različna komunikacijska izdelka. Čeprav lahko oba izdelka na nek način uporabljata video, ima vsak določene aplikacije, zaradi katerih sta idealno primerna za posebne situacije. Tehnologija, ki se uporablja za spletne in videokonference, je prav tako nekoliko drugačna, kar je treba upoštevati, ko se odločite za izvedbo sestanka, ki lahko vključuje uporabo katerega koli izdelka.
Videokonference so orodje, ki je zasnovano tako, da zagotovi točno to, kar nakazuje ime. Običajno bo ta vrsta konference omogočila udeležencem, zbranim na dveh ali več lokacijah, da se med sestankom vidijo in slišijo. Ta vrsta zbiranja v realnem času je običajno olajšana z uporabo videokonferenčnega mostu, ki lahko podpira tako zvočni signal kot video tok v živo. Glede na stopnjo prefinjenosti vpletene video opreme lahko moderator sestanka in udeleženci razdelijo zaslon za gledanje, da vidijo vse strani hkrati.
Ena od ključnih razlik med spletnimi in videokonferencami je oprema, potrebna za izvedbo sestanka. Čeprav nekatera podjetja vzdržujejo lastno videokonferenčno opremo, je to lahko precej drag pristop. Mnoga podjetja bodo uporabljala konferenčne sobe, ki so na voljo lokalno, običajno pred sestankom v živo izvajajo tako imenovano certificiranje mesta. To je preprosto test, pri katerem se ponudnik videokonference poveže z vsako od konferenčnih sob, da se prepriča, ali je oprema združljiva s konferenčnim mostom, ki se uporablja za orkestracijo sestanka, tako glede kakovosti vizualnega prenosa kot glede jasnost zvoka. To je lahko pomembno v številnih scenarijih, kot je uradna izjava ali vodenje katerega koli sestanka, na katerem je sposobnost videti obraze enako pomembna kot izgovorjene besede.
Spletne konference so spletno orodje, ki omogoča izmenjavo podatkov in zvočnih prenosov kot del sestanka. Ti podatki so lahko v obliki neke vrste videa, lahko pa vključujejo tudi skupno rabo dokumentov, preglednic in predstavitev. Poleg tega spletne konference pogosto vključujejo širši nabor orodij, ki jih moderator lahko uporabi za nadzor sestanka. Za razliko od videokonference običajno ni potrebe po posebni opremi; spletne konference se lahko udeležite s skoraj katerim koli računalnikom z internetno povezavo in zadostno količino virov za podporo prenosa podatkov. Spletne konference lahko vključujejo pretakanje zvoka po spletu ali uporabo neodvisne povezave prek telefonske linije.
Tako spletne kot videokonference so izvedljiva poslovna orodja, ki so idealna za določene aplikacije. Ko je vizualni del v živo, na primer pri pomoči tehnikom pri pomoči stranki pri popravilu stroja z oddaljene lokacije, je video konferenca v živo bistvenega pomena. Hkrati bo spletna konferenca dobro delovala, če bo prikazala predstavitev ali omogočila več ljudem na oddaljenih lokacijah, da hkrati sodelujejo pri dokumentu. Običajno obstaja tudi razlika v stroških med spletnimi in videokonferencami, pri čemer je možnost spletne konference cenovno ugodnejša možnost. To se hitro spreminja, saj se stroški videokonferenc in zahtevane opreme še naprej znižujejo, saj novejša tehnologija to možnost omogoča tudi manjšim podjetjem.