Prihodki in kapitalski izdatki sta vidika poslovnega upravljanja, ki se na prvi pogled zdita zelo podobna. Tako prihodki kot kapitalski izdatki se ukvarjajo s porabo denarja za pomoč podjetju, da preživi in raste. Ključna razlika med obema je namen stroškov in kam gre denar. Prihodki so za kratkoročne stroške, ki se kasneje ne uporabijo za rast podjetja, kot so popravila. Kapitalski izdatki so za dolgoročna sredstva, kot so nova vozila ali programska oprema, ki bodo uporabljena za krepitev podjetja.
Izdatki prihodkov so denar, ki se takoj porabi za kratkoročne namene. To so stroški, povezani s sredstvi, kot je popravilo, ki lahko podaljšajo življenjsko dobo določenega sredstva ali pa tudi ne. Odhodki za prihodke so pogosteje povezani z vsakodnevnimi stroški, ki jih podjetje ustvari skozi svoj življenjski cikel.
Kapitalski izdatki so denar, ki se porabi za sredstva, ki bodo povečala sposobnost podjetja, da pridobi dobiček ali deluje na višji ravni uspešnosti. Nova programska oprema, vozila, stroji in orodja, ki se bodo uporabljali najmanj 12 mesecev, se štejejo za kapitalski izdatek. Na kapitalske izdatke za razliko od prihodkov gledamo bolj kot na naložbo kot na strošek, saj se uporablja za krepitev podjetja, da lahko bolje posluje.
Pri nakupu kapitalskega sredstva podjetje bodisi razporedi stroške skozi življenjsko dobo sredstva ali pa ga dokončno kupi. Če je sredstvo tisto, ki bo izgubilo vrednost, na primer vozilo, se strošek običajno zabeleži v življenjskem ciklu. Če bo sredstvo ostalo v enakem stanju, kot je programska oprema, se stroški zabeležijo naenkrat.
Medtem ko naj bi kapitalski izdatki prinesli rast in okrepili podjetje, to ni vedno tako. Včasih kapitalski izdatki na koncu ne povečajo dobička. Vlagatelji pogosto gledajo na kapitalske izdatke kot na dober znak, vendar morajo biti vlagatelji tudi skeptični, ker se poslovni dobički morda ne bodo povečali.
Tako prihodki kot kapitalski odhodki so prikazani na ločenih računih. Z ločevanjem obojega vlagatelji lažje vedo, kam gre denar, in olajša obračunavanje povezanih stroškov obeh izdatkov. Nekatera podjetja sodelujejo pri računovodskih goljufijah, pri katerih so prihodki in kapitalski izdatki združeni, da bi bilo videti, kot da podjetje ves svoj denar porabi za kapitalske izdatke. To vlagatelje napačno pripelje do tega, da verjamejo, da podjetje porabi veliko denarja za kapitalska sredstva, čeprav ne.