Podjetja imajo koristi od oblikovanja proračuna, ki pomaga nadzorovati porabo dohodka. Ustvarjanje idealne proračunske ureditve bo vključevalo upoštevanje tako fiksne kot prilagodljive proračunske strategije, na koncu pa izbiro pristopa, ki bo prinesel največjo raven koristi. Čeprav imata obe vrsti proračuna številne značilnosti, je med njima ključna razlika, ki jo je treba dobro razumeti, preden se odločite za končno izbiro.
Kot povesta imeni za obe strategiji, je najpomembnejša razlika med fiksnim in fleksibilnim proračunom ta, da prvi ne zagotavlja nobenega prostora za spreminjanje proračunskih vrstic, ko in ko se različni dogodki ali okoliščine spremenijo. Nasprotno pa prilagodljiv proračun zagotavlja nekaj prostora za premike v dodelitvah različnim vrstičnim postavkam, kar omogoča prenos sredstev z ene postavke na drugo, če se pojavi potreba. Glede na vrsto zadevnega poslovanja je zaradi tega pristop prilagodljivega proračuna bolj praktičen.
Eden najlažjih načinov za razumevanje te ključne razlike med fiksnim in prilagodljivim proračunom je, da razmislite o lastniku podjetja, ki pripravlja operativni proračun za prihodnje obračunsko obdobje, kot je naslednje koledarsko ali proračunsko leto. Proračunske vrstice bodo vključevale dodelitev sredstev za surovine, komunalne storitve, stroške dela in druge stroške, ki se lahko ali pa tudi ne spremenijo v določenem trenutku med letom. Če ima podjetje trenutno sklenjene pogodbe s prodajalci, ki zagotavljajo cene za surovine in komunalne storitve, ter pogodbe, ki preprečujejo spremembe stroškov dela v tem obdobju, lahko togi proračun, ki ne omogoča nobenih prilagoditev, deluje precej dobro. Ker večina podjetij ne more zagotoviti vsaj nekaj premikov operativnih stroškov, je pomembno omogočiti vsaj nekaj prilagodljivosti.
Ker je sposobnost prilagajanja pomembna pri odločanju med fiksno in fleksibilno finančno strategijo, je za proces pomembno predvidevanje možnih premikov ustvarjenih prihodkov, davkov, stroškov komunalnih storitev in dela. Še vedno je mogoče uporabiti fiksni proračun, tudi če se pričakujejo nekatere spremembe, ob predpostavki, da raven dohodka in rezerve podjetja zadostujejo za uporabo tako imenovanega oblazinjenja za vsako od vrstic. Padding se preprosto odloči za povečanje pričakovane dodelitve za postavke vrstic za določen odstotek, kar dejansko ustvari finančno blazino, ki jo je mogoče uporabiti, če je potrebno. Ker ni ničesar, kar bi prisililo lastnike podjetij, da porabijo vsa sredstva, dodeljena vsaki vrstici, je mogoče uporabiti pristop fiksnega proračuna in doseči uravnotežen proračun za leto.
Ker nima vsako podjetje presežka, ki bi ga lahko namenilo vsaki vrstični postavki, lahko izbira med fiksnim in fleksibilnim proračunom vključuje strukturiranje proračuna, ki olajša prenos sredstev iz ene vrstične postavke na drugo, ko in ob določenih dogodkih. Na primer, prilagodljiv proračun bi olajšal premikanje sredstev, namenjenih za surovine, če bi se pogajali o nižjih stopnjah za te materiale, in uporabil to razliko za kritje povečanih stroškov dela. Celoten proračun ostaja uravnotežen, saj gre za enak znesek denarja.
Če upoštevamo prednosti tako fiksnega kot prilagodljivega proračuna, ni ene prave izbire, ki bi ustrezala vsaki situaciji. Načrtovalci proračuna morajo realno upoštevati okoliščine delovanja in ustrezno načrtovati proračun. S tem boste zagotovili najboljšo možno delovno platformo za upravljanje financ podjetja in izboljšali možnosti, da se vsi viri porabijo za najboljši učinek.