Administrativni pomočnik lahko dela neposredno pod enim višjim administratorjem ali pa dela kot pomočnik v skupini administratorjev. Ta položaj obstaja na številnih področjih in panogah, od vojske do arhitekturnega oblikovanja. Odgovornosti administrativnega pomočnika pogosto vključujejo pisarniške naloge, lahko pa vključujejo bolj specializirane naloge v nekaterih panogah.
Preživeti veliko časa za računalnikom je pogosto del službe administrativnega pomočnika. Verjetno bo veliko tipkala. Dokumenti, ki jih lahko vnese, lahko vključujejo poročila ali korespondenco višjega skrbnika tretji osebi. Včasih lahko tipka iz osnutkov ali zapiskov, ki so ji bili posredovani. V drugih primerih bo morda morala sama napisati gradivo.
Odgovornosti administrativnega pomočnika lahko vključujejo tudi revizijo dela, ki so ga izdelali drugi. Nekateri višji administratorji zahtevajo, da njihovi administrativni pomočniki preberejo dokumente in poročila, ki jih pišejo drugi člani osebja. Morda bo potrebno, da administrativni pomočnik poudari napake ali področja, kjer je jezik preveč tehničen za splošno občinstvo.
Odgovarjanje na prošnje, poizvedbe in pritožbe je lahko tudi na seznamu odgovornosti administrativnega pomočnika. Višji skrbniki so pogosto preveč zaposleni, da bi komunicirali z vsemi, ki potrebujejo pozornost. Njihovi pomočniki jih običajno razbremenijo z odgovarjanjem na e-pošto, pregledovanjem klicev in branjem njihove pošte.
Načrtovanje je še ena naloga, ki se običajno dodeli administrativnemu pomočniku. Mnogi višji administratorji se zanašajo na svoje pomočnike, da bodo organizirani. Pomočnik je pogosto tisti, ki načrtuje sestanke, sestanke in razgovore. Čeprav je višji administrator njen nadrejeni, bo morda morala pomočnica močno predlagati, da se določene dejavnosti opravijo ob določenem času ali preložijo na kasnejši datum.
Ker višji administrator ne more biti povsod, kjer bi moral biti, lahko odgovornosti administrativnega pomočnika vključujejo nadomestno delovanje. Običajno se od administrativnih pomočnikov zahteva, da se udeležijo sestankov in nato obveščajo višjega administratorja. Pomočnik se bo morda moral srečati tudi z določenimi strankami ali poslovnimi partnerji. Morda je pooblaščena, da sprejme nekatere odločitve v imenu svojega nadrejenega, ali pa se od nje preprosto zahteva, da posreduje poudarke razprave.
Administrativna pomočnica lahko tudi ugotovi, da mora opraviti veliko raziskav. To je lahko redni del njenih dolžnosti ali občasna zahteva. Višji administratorji so pogosto odgovorni za različna poročila, projekte in predloge, ki morajo biti dokončani do določenih rokov. Morda jim bo nemogoče zbrati vse informacije, ki jih potrebujejo, in sestaviti zahtevano gradivo.
Druge odgovornosti administrativnega pomočnika se lahko zdijo malenkostne naloge. Ko so sestanki upravnega odbora, bo morda moral administrativni pomočnik organizirati kosilo. Morda jo bodo prosili, da skuha ali prinese kavo, ko je to potrebno. Naloge, kot so odhod na pošto, podpisovanje pošiljk in vložitev vloge, se ji lahko dodelijo tudi.
SmartAsset.