Največji prednosti videokonference sta učinkovitost in cena. Na video konferenci nikomur ni treba potovati dlje od zaslona svojega računalnika. Udeleženci se lahko prijavijo od koder koli, običajno pa je potrebna le osnovna računalniška tehnologija in nekakšna programska oprema za videokonference. Prihranki pri stroških so običajno ogromni. Ne samo, da se prihranijo stroški potovanja in izgubljeni čas v tranzitu, ampak konferenčnih prostorov ni treba najeti, rezervirati ali vzdrževati.
Ker je internet postal vse bolj prisoten, je uporaba spletnih videokonferenc v poslovnem svetu vse bolj priljubljena. Videokonference omogočajo korporacijam, organizacijam in drugim trgovskim skupinam, da svoje konference prenašajo na spletu v realnem času. To omogoča veliko močnejšo udeležbo, tako udeležencev, ki se nahajajo na daljavo, kot tudi tistih lokalnih udeležencev, ki morda nimajo časa zapustiti svoje pisarne ali potovati po mestu.
Zgodnje dneve videokonferenc so zaznamovale video komponente do sicer resničnih konferenc. Prednosti tovrstnih videokonferenc ostajajo v veljavi in so v uporabi še danes. Številne večje konference so simultane ali spletne v pretočnih različicah na spletu, da se omogoči sodelovanje na daljavo. Udeleženci, ki gledajo te spletne video konference, lahko običajno sodelujejo tako, da pošljejo e-pošto moderatorju ali prek funkcij interaktivnega klepeta na spletnem mestu za videokonference.
Prednosti videokonference se s spreminjajočo se tehnologijo le še povečujejo. Medtem ko so spletne oddaje še vedno pogost način uporabe tehnologije videokonferenc za integracijo oddaljenih udeležencev, se tehnologija uporablja tudi za povezovanje izključno oddaljenih udeležencev. Ena od glavnih prednosti današnje programske opreme za videokonference je zmožnost gostovanja izključno spletnih srečanj in konferenc.
Videokonferenčni sistemi na splošno niso zapleteni in za uspešno spletno srečanje je potrebno relativno malo videokonferenčne opreme. Vse, kar je običajno potrebno, je računalnik, pripravljen za internet, spletna kamera in nekakšna oblika programske opreme za videokonference. Običajno lahko izbirate med številnimi programskimi paketi, od brezplačnih spletnih programov do varnejših aplikacij, zaščitenih z geslom. Nekateri konferenčni programi lahko mobilne telefone spremenijo v mobilne pisarne, večina pa omogoča dostop od koder koli, kjer obstaja internetna povezava.
Ena od ključnih prednosti videokonference je zmožnost hitrega zbiranja ljudi iz različnih krajev in časovnih pasov. Večina programov ustvari navidezno »sejno sobo«, kjer se lahko udeleženci prijavijo, aktivirajo svoje spletne kamere ter sodelujejo in komunicirajo drug z drugim, kot da bi bili vsi v isti sobi. Video konference so lahko zasnovane kot okrogle mize ali kot predstavitve ene ali več oseb. Večino časa lahko udeleženci med seboj vidno klepetajo prek videa in niso odpeljani v klepetalnice ali korespondenco po e-pošti. Udeleženci lahko tudi preprosto nalagajo in prenašajo dokumente med video konferenco.
Druga prednost videokonferenc je pripravljena možnost arhiviranja zbornikov. Večino časa je mogoče video konference shraniti, varnostno kopirati in pregledati pozneje. To podjetjem omogoča, da imajo evidenco o vsem, kar je bilo sprejeto ali sprejeto na sestanku, ne da bi bilo treba določiti enega udeleženca za tajnika ali zapisnikarja.
Vse več podjetij izbere video konference namesto tradicionalnih konferenc, tako kot način prihranka denarja in kot sredstvo za povečanje produktivnosti zaposlenih. S tem je pogosto sposobno sodelovati več ljudi, za vsakogar malo ali brez stroškov. Medtem ko se zaradi odsotnosti resničnih srečanj iz oči v oči nekaj izgubi, je za podjetja s pisarnami v več mestih ali celo v več državah prednosti videokonferenc težko premagati.
SmartAsset.