Običajno so prednosti in slabosti uporabe programske opreme za spremno pismo odvisne od kakovosti programske opreme, ki jo uporablja iskalec zaposlitve. To ne pomeni nujno, ali gre za brezplačno ali plačljivo različico, vendar pomeni, koliko truda je razvijalec vložil v končni izdelek. Kakovostna programska oprema za spremno pismo iskalcu zaposlitve pomaga izdelati spremno pismo, ki je prilagojeno njegovi osebnosti, spretnostim in kvalifikacijam, medtem ko podstandardna različica ustvari generično spremno pismo v najboljšem primeru. Tako kot bi to storil pred kakršnim koli nakupom, bi moral iskalec zaposlitve raziskati in raziskati različne vrste programske opreme, preden se odloči.
Kot pri večini vrst izdelkov, vključno s programsko opremo, so na voljo različne vrste programske opreme za spremno pismo. Nekateri morda ponujajo funkcije, drugi ne. Drugi so morda zasnovani tako, da delujejo tako, kot nekateri niso. Zato je najlažje opredeliti tovrstno programsko opremo, če jo opišemo kot programsko opremo, ki pomaga iskalcu zaposlitve ustvariti spremno pismo. Metode, ki se uporabljajo za izdelavo končnega izdelka, so odvisne od same programske opreme.
Ena očitna prednost uporabe programske opreme za spremno pismo je pomoč pri pisanju spremnega pisma, ki jo ponuja programska oprema. Ta vrsta programske opreme pomaga iskalcem zaposlitve pri težavah, s katerimi bi sicer lahko imeli težave, kot je ustrezna oblika spremnega pisma. Nekatere različice te programske opreme uporabnikom ponujajo možnosti, da ustvarijo bolj prilagojeno spremno pismo. Nekatere različice te programske opreme na primer uporabnikom ponujajo možnosti za vnos prilagojenih informacij, ki, ko je pismo pripravljeno za oblikovanje, pomagajo, da je pismo videti bolj, kot da ga je ustvaril človek in ne programska oprema. Druge prednosti pri uporabi te programske opreme vključujejo različne dodatne vrste storitev, ki jih ponujajo nekatere različice, vključno s pomočjo za življenjepis, informacijami o delovnih deskah in integracijo z drugimi priljubljenimi računalniškimi programi.
Kljub prednostim ima uporaba programske opreme za spremno pismo določene pomanjkljivosti. Odvisno od kakovosti izdelka lahko od iskalca zaposlitve zahteva ali pa tudi ne, da vnese dovolj informacij, ki prilagodijo pismo. To pomeni, da bi lahko iskalec zaposlitve v najboljšem primeru dobil splošno spremno pismo, v najslabšem primeru pa dolgočasno. Nobena od možnosti verjetno ne bo pritegnila pozornosti potencialnega delodajalca. Iskalec zaposlitve ima vedno možnost urediti končni izdelek in ga narediti bolj individualnega glede na svojo osebnost, cilje in kvalifikacije, vendar morda ne bo imel tovrstnih veščin pisanja spremnih pisem, če bi se odločil za uporabo te programske opreme.
Pred nakupom plačljive različice te programske opreme bo iskalec zaposlitve morda najprej želel preizkusiti brezplačno programsko opremo za spremno pismo. Odvisno od razvijalca lahko ta brezplačna različica daje iskalcu zaposlitve dobro predstavo o tem, kaj lahko pričakuje od programske opreme za spremno pismo. Morda bo celo našel brezplačno različico ali brezplačno preizkusno različico, ki deluje dovolj dobro, da mu ne bo treba kupiti plačljive različice. Hkrati bi moral vsak iskalec zaposlitve, ki resno razmišlja o nakupu programske opreme za spremno pismo, opraviti enake raziskave, kot bi jih opravil pri kakršnem koli drugem nakupu. Takšne vrste raziskav vključujejo pogovore z drugimi, ki so uporabljali programsko opremo, pregledovanje strokovnih pregledov programske opreme ter obisk oglasnih desk in spletnih forumov, kjer so ljudje objavili svoje izkušnje s programsko opremo.