Obstaja pet glavnih prednosti DBMS ali sistemov za upravljanje baz podatkov: struktura podatkov, nadzor avtorizacije, hitrost obdelave, modularni razvoj in neodvisna funkcionalnost varnostnega kopiranja. DBMS je računalniška programska oprema, ki upravlja organizacijo in dostop do podatkov v bazi podatkov.
DBMS omogoča shranjevanje velikih količin podatkov na najučinkovitejši možni način. Podatki so shranjeni v seznamih neodvisnih informacij. Dodatne nabore podatkov lahko dodate kadar koli. Odnosi med nizi podatkov so definirani v DBMS in jih je mogoče spremeniti, ne da bi to vplivalo na podatke.
Na primer, preprosta baza podatkov ima tri tabele: imena avtomobilov, velikosti motorja in sedežne zmogljivosti. Poročila ali poizvedbe je mogoče ustvariti za dostop do teh tabel in jih povezati na logičen način. Šest mesecev pozneje je mogoče dodati še eno tabelo z varnostnimi ocenami. Te tabele je mogoče posodabljati neodvisno, brez vpliva na že ustvarjena poročila. Sistem za upravljanje baz podatkov je mogoče programirati za izvajanje različnih poizvedb ali poročil za pridobivanje določenih podatkov.
Zelo pogosto je v sistem baze podatkov vgrajene različne ravni dostopa, upravljanje DBMS pa je to zelo enostavno. Dostop je mogoče definirati na ravni podatkovne tabele. Če uporabnik nima dostopa do določene tabele, ne more izvesti nobene poizvedbe, ki uporablja podatke iz te tabele. Nadzor na tej ravni je enostaven za vzdrževanje in boljši od nastavitve dostopa na ravni posameznega poročanja.
Hitrost obdelave in odzivnost računalniškega sistema je pri DBMS veliko boljša kot pri linearnem računalniškem programu. Običajne funkcije, kot so štetje, vsota in izračun, so programirane na ravni DBMS. V DBMS so programi za posodobitev, poročanje in shranjevanje informacij nastavljeni na sistemski ravni.
Vsak odsek sistema lahko ponovno uporabi kodo iz drugega odseka ali modula. Podatke o zalogah je na primer mogoče shraniti in vzdrževati v modulu, ki je popolnoma ločen od podatkov o prodaji. Vendar pa je mogoče zapisati poizvedbe za združevanje informacij iz teh dveh modulov, ne da bi bilo treba spremeniti strukturo baze podatkov. To predpostavlja, da sta oba modula v istem sistemu za upravljanje baz podatkov.
DBMS zagotavlja ločeno arhitekturo za podatke in programsko logiko. Ta ločitev omogoča upravitelju baze podatkov, da varnostno kopira samo podatke na en trdi disk in programiranje na drugega. Če strojna oprema odpove za kateri koli sistem, je možno preusmeriti programski strežnik, da uporabi podatke iz varnostne kopije in obratno.