Drobni denar je majhen znesek denarja, ki ga zaposleni v podjetju uporabljajo za nepredvidene stroške pod določenim zneskom, običajno okoli 50 ameriških dolarjev (USD) v Združenih državah. Mnogi finančni uradniki se strinjajo, da v določenih primerih ni stroškovno učinkovito – da ne omenjam izgube časa – izdati ček za izdatke malih podjetij. Nekatere običajne uporabe drobnega denarja vključujejo nakup pisarniškega materiala in plačilo obrokov, zabave, lokalnega prevoza in drugih različnih pristojbin. Uporablja se lahko tudi za zagotavljanje povračil ali menjave strankam. Ne glede na njegovo uporabo je običajno potrebna dokumentacija za obračun sredstev, da bi se izognili morebitnim revizijskim težavam.
Včasih se imenuje račun predplačil, denar iz sklada za drobno gotovino se lahko uporabi za povračilo zaposlenih za pretekle poslovne izdatke ali pa ga rezervira za pričakovane izdatke. Sredstva je pogosto dovoljeno uporabiti tudi za drobiž strankam, ki kupujejo blago ali storitve v podjetju. Poleg tega se drobni denar pogosto porabi za pisarniški material ali laboratorijske potrebščine, vendar običajno ni namenjen nakupu velikih predmetov. Namesto tega se običajno porabi za nepredvidene stroške, kot so papir in peresa. Poleg tega številni akademski oddelki univerz, ki pri študiju uporabljajo človeške subjekte, subjektom povrnejo stroške z denarjem.
Na splošno je večina manjših stroškov iz žepa, ki jih ima zaposleni med poslovanjem, upravičena do povračila v malem denarju, odvisno od posebne politike delodajalca. Uslužbenci nekaterih podjetij pogosto plačajo za lokalno potovanje, vključno z avtobusom, taksijem ali podzemno železnico, za kar jim je mogoče povrniti stroške. Pisarniške dogodke, kot so sestanki osebja ali zabave, je mogoče financirati tudi z drobnim denarjem, prav tako nekatere poslovne obroke in drugo poceni zabavo.
Obstajajo določene omejitve in izjeme v zvezi z uporabo denarnega sklada. Na primer, običajno ni dovoljeno uporabljati kot sklad za unovčenje čekov ali vir za predplačilo plače. Če se podjetje nahaja v ZDA, je morda treba upoštevati tudi nekatere oprostitve prometnega davka, odvisno od države. Poleg tega se lahko znesek denarja na računu male gotovine po potrebi poveča ali zmanjša, odvisno od politik organizacije.
Nadzorni uslužbenec podjetja je praviloma dodeljen kot skrbnik drobnih denarnih sredstev, vzdrževanje sklada pa zahteva natančno dokumentacijo za računovodske namene. Na primer, običajno je za zaposlene dobro, da pri ravnanju z gotovino uporabljajo obrazce za zahtevke in razčlenjene račune. Ti obrazci, znani tudi kot boni za drobno gotovino, so običajno na voljo v trgovinah s pisarniškim materialom.
SmartAsset.