Čeprav se zahteve za potni list razlikujejo med državami, ima veliko držav enaka ali podobna pravila glede te potne listine. Biti sposoben dokazati identiteto in državljanstvo ter imeti sprejemljivo fotografijo potnega lista sta osnovna zahteva za potni list. Poleg tega, če oseba poskuša obnoviti svoj potni list, se običajno zahteva, da je potni list v dobrem stanju. V večini okoliščin je treba vloge za potni list oddati s pristojbinami za plačilo potnega lista.
Nekateri dokumenti se štejejo za osnovne zahteve za potni list. Te zahteve za potni list se uporabljajo predvsem za dokazovanje identitete prosilca in ugotavljanje, ali je upravičen do potnega lista. Običajno se uporabljata dokazilo o državljanstvu in identifikacijska številka s fotografijo, običajno v obliki rojstnega lista ali osebne izkaznice, ki jo je izdal državni organ. Poleg tega je včasih celo papir, v katerem je prijava natisnjena o zadevah, ki jih sprejema vlada. Teža papirja, če je obrazec mogoče natisniti obojestransko, in več, so pogosto podrobne.
Eno področje, na katerem imajo potni listi običajno posebne zahteve, je fotografija. Tako vsebina fotografije kot tehnične specifikacije fotografije imajo pogosto zelo posebne zahteve. Na primer, običajno je v nasprotju s smernicami, da subjekt fotografije potnega lista nosi predmete, kot so klobuk ali očala, razen če to počne iz zdravstvenih ali verskih razlogov. Poleg tega so velikost, barva in kakovost materiala, uporabljenega za prikaz fotografije potnega lista, nekaj drugih področij, ki imajo običajno posebne zahteve. Običajno je nujno, da je fotografija potnega lista popolnoma izvirna in ne vsebuje drugih oseb.
Potni listi ne trajajo večno; običajno jih je treba obnoviti po približno desetletju in jih ni mogoče obnoviti, če so resno poškodovani. Če oseba spremeni svoje ime ali se preseli iz države, istega potnega lista prav tako ni mogoče obnoviti. Stari potni list je potreben za podaljšanje potnega lista in se običajno vrne osebi, ki ga obnavlja. V primerih, ko je potni list pokvarjen ali spremenjen, lahko vladna agencija, ki obravnava postopek podaljšanja potnega lista, dokument preprosto uniči.
Med najosnovnejšimi zahtevami za potni list so pristojbine. Vlade zaračunavajo različne zneske za pridobitev potnega lista, podaljšanje potnega lista in obdelavo prošenj za potni list hitreje kot običajno. Včasih se te pristojbine opustijo; država lahko na primer začasno preneha zaračunavati potne liste, če se morajo državljani zaradi naravne nesreče evakuirati.