Zaračunavanje povračila je postopek vložitve zahtevka, s katerim vlagatelj prejme denarno nadomestilo za stroške, ki jih je plačal. Povračilo stroškov je tradicionalno opravljal finančni oddelek podjetja, a ko se je obseg dela povečal, se je obdelava spremenila. Izboljšanje je bilo v določenem obdobju prineseno tako, da je bila naloga zaupana službam za povračilo stroškov, specializirani podružnici, ki jo sestavljajo visoko usposobljeni posamezniki. Za tovrstno službo je obvezno, da se zaveda različnih postopkov in zakonskih zahtev, povezanih z obračunavanjem povračil, zato lahko deluje kot neodvisen subjekt, ločen od finančnega oddelka ali celo od samega podjetja.
Postopek zaračunavanja povračila stroškov se začne, ko vlagatelj predloži obrazec, v katerem zahteva odškodnino. Ta zahtevek mora biti v skladu z obliko, ki jo priznavajo in odobrijo podjetje in vladne agencije, da se šteje za zakonito. Dodatne zahteve pri vložitvi reklamacije so ustrezna dokumentacija in točnost podatkov. Da bi zagotovili hitro povračilo sredstev, se vsi stroški, navedeni na računu, običajno najprej pretvorijo v univerzalne kode za povračilo, da se olajša razlaga.
Kadar se obračunavanje povračil uporablja na medicinskem področju, ga izvaja specializirana agencija, znana kot medicinski tehnik za povračilo stroškov. Opis delovnega mesta takšne osebe vključuje preverjanje vseh zavarovalniških vidikov zahtevka, kot so vpis, preverjanje in avtorizacija. Druge povezane funkcije vključujejo dejavnosti, kot so načrtovanje, kodiranje, obračunavanje in usklajevanje zneskov med zbiranjem. Zahtevke za zaračunavanje povračila običajno predložijo zavarovalnice, vloge pa se lahko pojavijo na spletu, po pošti ali celo po faksu. Druga možnost je, da imajo podjetja tudi možnost najeti storitve samostojnega specialista za medicinsko zaračunavanje.
Eden najpomembnejših vidikov zaračunavanja povračil je spremljanje dolžnikov, saj je to edini način, da preprečimo, da bi terjatev postala resno zamudna ali neizterljiva. Med pripravo zahtevkov je običajno običajno dati prednost večjim zahtevkom in jih podvržeti potrditvenemu preverjanju, da bi lahko prepoznali pisarniške napake in druge vrste slabo prepisanih informacij. V skladu s tem je lahko veliko težje zbrati vloge, podane po popravku napačnih napak, zlasti če je potekel lokalni zastaralni rok za pravico do civilne tožbe. Skozi celoten postopek zaračunavanja povračil so stalne ovire, ki jih morajo agenti premagati, da zagotovijo, da podjetje nima tovrstnih težav.