Vsak delodajalec, velik ali majhen, mora svojim zaposlenim zagotoviti periodično izplačilo plač, provizij in plač. Priprava plačilne liste v podjetju je zapleteno delo v Združenih državah Amerike, sestavljeno iz številnih različnih nalog, vključno s preverjanjem nadomestil, ki jih je treba plačati zaposlenim, izračunom dohodka in davkov na izplačane plače, ki jih je treba odtegniti od plače, ter izračunom drugih zneskov, ki jih je treba odtegniti. . Čeprav je navidezno vsakdanje opravilo, katerega osnovni elementi ostajajo nespremenjeni iz tedna v naslednji, je priprava plačilne liste absolutno kritičen element uspeha vsakega podjetja, saj težave s plačilnimi listi vodijo v dramatičen upad morale zaposlenih.
Prvi element pravilne priprave plačilne liste je določitev, koliko bo plačan vsak zaposleni. Najlažje je plačati zaposlene, saj vsak teden prejmejo enak znesek. Zaposleni na uro običajno beležijo čas, ko začnejo in končajo delo v sistemu merjenja časa, in ti zapisi se uporabljajo za izračun njihove plače. Zapleten dejavnik pri izračunu urne plače so nadure, ki so plačane le zaposlenim na uro, vendar po višji stopnji od njihove redne plače. Pooblaščeni delavci so običajno plačani na podlagi njihove prodaje, kar zahteva, da se ustrezni podatki o prodaji za vsakega prodajalca pravočasno posredujejo oddelku za obračun plač. Izračuni provizije so lahko zapleteni, če prodajalci sodelujejo pri prodaji in si razdelijo provizijo, pa tudi zaradi različnih stopenj provizij za različne izdelke.
Nekateri delodajalci svojim zaposlenim dodajajo tudi dodatke v obliki dodatkov, regresa, regresa in bolniške, ki so obdavčljivi, ter povračila stroškov poslovanja, ki praviloma niso obdavčljivi. Druge prilagoditve plače zaposlenih, ki bi jih lahko obdelali prek plačilne liste, so povračilo stroškov selitve ter plačilo dodatkov za avtomobil in bencin. Obstajajo tudi različni dogovori za ureditev nadomestil pooblaščenim prodajalcem, ki jim pomagajo pri soočanju z ekstremi visokih in nizkih periodičnih plač, ki so značilne za nadomestila naročenih prodajalcev.
Ko je dohodek za vsakega zaposlenega ugotovljen, je treba izračunati odtegljaje in odtegljaje. Davke na izplačane plače za socialno varnost, Medicare, nadomestila za brezposelnost, invalidnost in delavce je treba odbiti od vsake plače, ki je v skladu z zakonskimi zahtevami in omejitvami, dohodnine pa je treba odtegniti od plače vseh zaposlenih, katerih plača presega zakonski prag. Izračunati je treba tudi prostovoljne odbitke, kot so premije zdravstvenega zavarovanja, prispevki na pokojninske varčevalne račune, prilagodljivi potrošniški računi in druge postavke. Pomemben element priprave plačilne liste je določiti, katere prilagoditve, bodisi odbitki ali dodatki, se izvedejo pred izračunom in odtegljajem dohodnine in katere pozneje. Napaka pri tej odločitvi bi lahko povzročila neprijetne davčne posledice za zaposlenega.
Ko je plačilni list v celoti pripravljen, ga je treba obdelati. Obdelava in izdelava plačilnih listov je v Združenih državah Amerike postala zelo avtomatiziran proces, pri čemer številne plačilne liste obdelujejo zunanji izvajalci. Ne glede na to, ali se izvaja v podjetju ali s strani izvajalca tretje osebe, postopek ustvari posamezne papirnate plače in neposredne depozite na bančne račune zaposlenih. Poleg tega priprava plačilne liste vključuje izdelavo podrobnih in zbirnih obračunov za polog zneskov, potrebnih za kritje čekov in neposrednih depozitov, ter za davčna in druga plačila ustreznim državnim agencijam ali zavarovalnicam. Odgovorni za pripravo plačilne liste morajo te podatke posredovati oddelku za finance ali obračun obveznosti delodajalca, katerega naloga je zagotoviti, da so sredstva za izplačilo zaposlenih na voljo in ustrezno položena. Obdelava plačilne liste vključuje tudi zbiranje podatkov, potrebnih za periodične računovodske izkaze podjetja in za izdelavo davčnih obračunov zaposlenih ob koncu leta. Vsaka plačilna lista je edinstvena in mora biti ustrezno in temeljito pripravljena, preden se lahko obdela, bodisi v podjetju bodisi s strani tretje osebe.
SmartAsset.