Ker je internet zdaj prisoten v skoraj vsakem gospodinjstvu, so pisna pisma postala preteklost. Zakaj bi porabili čas in denar, da bi nekaj zapisali na papir, če pa lahko pošljete hitro e-pošto in nekoga dosežete v nekaj sekundah? Odgovor je, da je kljub priljubljenosti elektronske pošte včasih napisano pismo lahko veliko močnejše. E-poštna sporočila se izgubijo in so včasih prezrta, predvsem pa se zdijo bolj neformalna in manj močna kot pisna pisma. Kdaj je torej napisano pismo dobra ideja? Tukaj je nekaj primerov.
Če pišete izvoljenim uradnikom, kot so člani kongresa, boste na pisno pismo več kot verjetno dobili odgovor. Dobro strukturirano pismo pošlje sporočilo, da ste si vzeli čas za premislek o svoji pritožbi ali zahtevi, in bo bolj prepričljiv argument, kot bi lahko bilo elektronsko sporočilo.
Če morate poslati opravičilo ali zahvalo, bo pisno pismo posredovalo vaše sporočilo močneje, kot bi to lahko kdaj naredilo nekaj vrstic, poslanih po e-pošti. Napisano pismo prejemniku pokaže, da vam je dovolj mar, da se lahko soočite s težavami, da nekaj dejansko napišete, kupite žig in poiščete poštni predal. Druge vrste sporočil, kot so poročna vabila in božična glasila ali voščilnice, ohranjajo tradicijo pisnega pisma.
Če pišete priporočilno pismo za nekoga, pa naj bo to nekdanji zaposleni ali študent, je pisno pismo najprimernejša oblika. To je zato, ker se pisno pismo zdi bolj trajno, medtem ko se bo e-pošta ali faks nekaj tednov po tem, ko je bilo prvič poslano, videti zastarelo.
Splošno pravilo je, da se formalne situacije bolje obravnavajo s pisnimi pismi kot prek elektronske pošte. Tudi prek elektronske pošte je danes najbolj priljubljena oblika komunikacije, večina ljudi jo še vedno vidi kot neformalno in nima enake teže kot pisna pisma.
Končno ne pozabite, da lahko pisna pisma veliko bolje izrazijo čustva pisca kot e-poštna sporočila. Če pošiljate sporočilo sorodniku ali pišete davno izgubljenemu prijatelju, se odločite za papir. Moč pisnih pisem, ki prispejo na vaš dom, se ne more primerjati s preprostim klikom e-pošte, ki doseže vaš nabiralnik.