Baze podatkov delujejo kot osrednje skladišče informacij, do katerega lahko dostopajo pooblaščeni programi ali spletne storitve, jih dodajajo ali spreminjajo. Strokovnjaki, imenovani skrbniki baz podatkov, so zadolženi za postavitev in vzdrževanje teh specializiranih programskih strežnikov. Skrbniška orodja baz podatkov so specializirani programi, ki jim omogočajo dostop, spreminjanje in posodabljanje programske opreme in konfiguracij baze podatkov.
V svetu računalniškega programiranja je strežnik program, katerega namen je zagotavljanje informacij drugim programom, imenovanim odjemalci. Strežnik lahko deluje na lastnem računalniku, do katerega odjemalci dostopajo prek interneta ali lokalnega omrežja. Strežnik se lahko izvaja tudi kot program v ozadju na istem računalniku kot njegovi odjemalski programi. Programska oprema za bazo podatkov deluje kot strežnik, ki na določenih vratih posluša dohodne povezave odjemalskih programov, ki želijo dostopati do informacij, ki jih ima.
Skrbniška orodja baz podatkov, ki jih strokovnjaki uporabljajo za vzdrževanje delujočih baz podatkov, so ločeni programi in niso del same programske opreme baze podatkov. Skrbniki baz podatkov uporabljajo ta orodja za izdajo ukazov, na katere je programiran določen del programske opreme baze podatkov, za prepoznavanje in odzivanje z ustreznim dejanjem. Čeprav se natančna sintaksa teh ukazov razlikuje med različnimi programi baze podatkov, dejanja, ki jih je mogoče izvesti z njimi, vključujejo:
dodajanje in odstranjevanje poverilnic lahko programi uporabijo za prijavo v določeno bazo podatkov
dodajanje podatkovnih baz strežniku ali odstranjevanje baz podatkov iz strežnika
dodajanje ali odstranjevanje posameznih tabel v bazi podatkov
spremenite postavitev tabele
spremenite posamezne vnose podatkov
Ti pomožni programi imajo lahko popolne grafične uporabniške vmesnike ali so besedilni terminalski programi. Skrbniška orodja baze podatkov, ki uporabljajo besedilni vmesnik, zahtevajo, da uporabnik vnese celotno sintakso za vsak ukaz za vzdrževanje. Programi, ki imajo popoln grafični vmesnik, omogočajo uporabnikom, da nastavijo ukaze s klikom na gumbe in izbiro različnih možnosti, nato pa dejanje prevedejo v potrebno skladnjo za ukaz v bazi podatkov.
Orodja skrbnika baze podatkov vključujejo tudi programsko opremo, ki omogoča oddaljeno prijavo v računalnik in izvajanje sistemskih ukazov. Ti so potrebni, ko mora skrbnik posodobiti programsko opremo baze podatkov, ki deluje na napravi brez računalniškega monitorja ali grafičnega vmesnika. Da bi skrbnik lahko uporabil posodobitev, mora ustaviti strežnik baz podatkov, kar je podobno, kot da bi zapustil delujočo aplikacijo. Programska oprema za oddaljeno prijavo omogoča skrbniku baze podatkov dostop do računalnika, v katerem se izvaja baza podatkov, da zaustavi strežnik baz podatkov, posodobi programsko opremo in nato znova zažene programsko opremo baze podatkov.