Skrbnik pogodb je posebno delo, ki ga podjetja uporabljajo za upravljanje pogodb in dejavnosti javnih naročil. Obstaja veliko vrst delovnih mest skrbnika pogodb. Ti vključujejo pogodbene uradnike, vodje, vodje nalog, vodje pravne politike in vodje tehničnega nadzora. Vsaka vloga na področju naročil ima posebno odgovornost za zagotavljanje, da se naročila oddajo in upravljajo na etičen način.
Tehnični zastopnik pogodbenega uradnika je eno od mnogih delovnih mest skrbnika pogodbe. To je tehnični sponzor podjetja, ki zagotavlja, da pogodbeno delo ustreza specifikacijam. Tehnični predstavnik ima skrbniško vlogo za pogodbenega uradnika in velja za tehničnega strokovnjaka za podjetje. Običajno tesno sodeluje s prodajalcem, ki vodi delo, ki se zaključuje.
Večina podjetij kupuje izdelke in storitve prek pogodb. Nakup izdelkov je posebno mesto na pogodbenem področju, ker zahteva preglede in raziskave strojne, programske opreme in izdelkov. Naročnik mora razumeti razliko med pogodbami, ki temeljijo na izdelku in storitvi. Vsaka vrsta pogodbe ima posebne zahteve glede politike in postopka.
Pogodba je uradni dogovor za dokončanje določenih nalog za določen znesek denarja. Ustvarjanje pogodbe je dolg proces, ki zahteva predloge, ponudbe, ocene in nagrade. Ta pogodbeni postopek vodi naročnik.
Pogodbeni uradnik je končni razsodnik v vsaki razpravi o pogodbi. To je ena najvišjih delovnih mest pogodbenega skrbnika, ki je na voljo. Pogodbeni uradnik ima običajno večletne izkušnje z upravljanjem na stotine pogodb.
Ko je pogodba ustvarjena, jo napiše skupina strokovnjakov za pogodbe, ki razumejo oblikovanje in postavitev pogodbe. To so delovna mesta skrbnika pogodb in ljudje, ki jih opravljajo, pomagajo opredeliti podrobne tehnične elemente in merila za ocenjevanje, ki bodo uporabljena za pregled naročila pred oddajo. Strokovnjak za stike pomaga podjetju prevesti svoje potrebe v pravne dokumente, ki jih je mogoče poslati prodajalcem za predloge.
Ko prodajalec predloži pogodbo v obravnavo, gre skozi formalni postopek pregleda, znan kot tehnična ocena. Ta postopek vodi vodja odbora za tehnični pregled. Ti vodilni položaji se štejejo za delovna mesta skrbnika pogodbe. Ljudje, ki opravljajo to delo, morajo razumeti pravila sklepanja pogodb in poslovne zahteve za določeno pogodbo. Vodja deluje kot moderator ekipe, da pregleda predloge za določeno pogodbo in se mora odločiti, katerega ponudnika bo izbral za delo.