V poslovni skupnosti je na voljo kar nekaj različnih vrst delovnih mest skrbnika človeških virov. Nekatera delovna mesta so posplošena, veliko pa specializiranih. Primer specializiranega dela skrbnika človeških virov je tisto, ki od vodje zahteva izkušnje z administracijo plač. Podjetja običajno raje najemajo skrbnike, ki imajo izkušnje na svojem strokovnem področju. Na primer, velika univerza bi lahko raje zaposlila kandidata, ki ima izkušnje na visokošolski ustanovi.
Velikokrat imajo delovna mesta skrbnika človeških virov različna imena, vendar imajo enake naloge. Eno podjetje ima lahko delovno mesto z naslovom pomočnik podpredsednika za upravo človeških virov, drugo pa enega z naslovom administratorja človeških virov in koordinatorja operacij, čeprav imajo lahko podobne naloge. Podjetje se lahko nanaša na upravitelja človeških virov z naslovom predsednik ali podpredsednik kadrovske službe, vodja človeških virov ali celo splošni strokovnjak za človeške vire.
V večjih korporacijah ima oddelek za človeške vire pogosto več pododdelkov. Pogosto ima vsak od teh pododdelkov svojega vodjo, ki poroča nadrejenemu, na primer predsedniku kadrovske službe. Primeri teh delovnih mest skrbnika človeških virov so skrbnik nadomestil in ugodnosti, skrbnik plač in kadrov ter vodja klinike in človeških virov. Na splošno večja podjetja za zapolnitev teh delovnih mest izberejo kandidate z več diplomami.
Manjša podjetja običajno pričakujejo, da bodo ljudje na delovnih mestih skrbnika človeških virov delali več kot eno delo. Praviloma v mnogih od teh podjetij vodja človeških virov pogosto deluje kot vodja pisarne. Druga dvojna delovna mesta lahko vključujejo vodjo ISO, vodjo plačilne liste/prejemkov ali strokovnjaka za kadrovanje. Nekaj dodatnih delovnih mest, ki jih podjetja lahko dodajo k dolžnostim vodje človeških virov, so revizijski analitik in kontrolor obvladovanja tveganj, pomočnik za človeške vire in specialist za delovna razmerja.
Večina delovnih mest administratorja človeških virov zahteva od osebe dodatno usposabljanje. Včasih je to usposabljanje le nekaj tednov pouka ali nekaj delavnic ali seminarjev. Druga delovna mesta lahko zahtevajo izobrazbo. Skrbniki za človeške vire običajno spremljajo in pišejo pravilnike o zdravju in varnosti zaposlenih. Podjetja jih pogosto imenujejo za vodje zdravja in varnosti okolja.
Zahtevana izobrazba za delovna mesta skrbnika človeških virov je odvisna od zahtev posameznega delovnega mesta in politike posameznega podjetja. Nekatera začetna delovna mesta, vključno s pomočnikom vodje človeških virov, potrebujejo le srednješolsko diplomo, GED ali enakovredno. Druga delovna mesta zahtevajo višjo izobrazbo, na primer dve do štiriletno visokošolsko izobrazbo. Mnoga podjetja raje najamejo izkušene kadre, nekatera manjša podjetja pa nudijo zaposlitev neizkušenim delavcem, če imajo ustrezno usposabljanje.
Nekateri ljudje z diplomo iz kadrov delajo za svetovalna podjetja in svoje storitve opravljajo več podjetjem. Lastniki in menedžerji običajno prihranijo denar z oddajanjem oddelka za človeške vire zunanjim izvajalcem. Ena od slabosti zunanjega izvajanja tega oddelka je, da zaposleni običajno ne najdejo hitrih rešitev za svoje težave.
V ZDA delovna mesta skrbnika človeških virov pogosto zahtevajo, da se administrator podvoji kot uradnik za afirmativne ukrepe/enake zaposlitvene možnosti (AA/EEO). Vodje človeških virov v Kanadi morajo temeljito razumeti Zakon o standardih zaposlovanja (ESA). Na splošno ima vsaka država pravila in predpise o zaposlovanju, ki urejajo kadrovske službe.