Izraz pisarniška administracija se najpogosteje uporablja za delovna mesta za podporo pisarni. Znotraj tega področja obstajajo različni položaji z različnimi ravnmi odgovornosti. Medtem ko nekatera delovna mesta pisarniške administracije zagotavljajo skrbniško podporo izključno določenim vodstvenim delavcem, menedžerjem ali oddelkom, druga pomagajo pisarni kot celoti. Ker se tako opredelitev administracije kot potreba po administrativni pomoči povečuje, se številni nazivi delovnih mest uporabljajo zamenljivo in se razlikujejo od delovnega mesta do delovnega mesta.
Dela administracije pisarne na začetni ravni običajno vključujejo odgovornosti, kot so odpiranje, razvrščanje in distribucija pošte ter arhiviranje, tipkanje, zbiranje in tiskanje dokumentov. Odgovarjanje na telefonske številke, pozdravljanje prihajajočih obiskovalcev in nabavljanje osvežilnih pijač za sestanke in kosila je lahko vključeno tudi v opis delovnega mesta začetne ravni. V to skupino so občasno vključena tudi opravila vnosa podatkov in klicnega centra za pomoč strankam. Nazivi delovnih mest lahko vključujejo referenta na recepciji, receptorja, nižjega administrativnega pomočnika ali referenta spisov.
Skrbniška delovna mesta na srednji ravni pogosto vključujejo odgovornosti, kot so odgovarjanje na e-pošto in telefonske poizvedbe v imenu organizacije, organiziranje sestankov in potovanj za osebje, vodenje zapisnikov med sestanki in naročanje pisarniškega materiala. Glede na velikost organizacije lahko nekatere pisarne v vsakem oddelku zaposlijo srednjega administrativnega strokovnjaka, ki nato deluje kot koordinator tega oddelka. Ta delovna mesta imajo lahko nazive, kot so administrativni pomočnik, upravni koordinator ali vodja pisarne.
Višja delovna mesta pisarniške administracije imajo najvišjo raven odgovornosti v pisarniški administraciji in najpogosteje vključujejo tesno sodelovanje z vodilnimi ali drugimi člani višjega vodstva. V majhnih organizacijah lahko višji skrbnik urada opravlja celo odgovornosti, ki bi sicer zahtevale celoten oddelek, na primer trženje, kadrovske zadeve ali računovodstvo. Običajne odgovornosti vključujejo vodenje izvršilnih poti, ustvarjanje priročnikov in dokumentov za sestanke, odobritev naročil za pisarniški material, udeležbo na sestankih namesto vodstvenih delavcev, kadar je to potrebno, ustvarjanje poročil o stroških vodstva in delovanje kot “vratar” in včasih predstavnik za enega ali več vodilnih delavcev. Poleg tesnega sodelovanja z vodstvom lahko višji strokovnjaki nadzorujejo tudi skrbniško osebje začetne ravni in jim prenesejo naloge. Ta delovna mesta lahko nosijo nazive, kot so izvršni pomočnik, izvršni koordinator ali višji upravni pomočnik.