Delovna mesta koordinatorja posebnih dogodkov se najpogosteje nahajajo v hotelih, letoviščih, prizoriščih, stadionih in športnih arenah. Podjetja za celotno proizvodnjo in dekoracijo ter organizatorji koncertov prav tako pogosto najamejo posameznike za to vlogo. Nekateri strokovnjaki za dogodke načrtujejo korporativne funkcije, kot so podelitve nagrad, gala ali spodbujevalna potovanja. Drugi delajo s posamezniki, ki želijo gostiti družabno zadevo, kot je poroka ali bar micva. Nekatera dela koordinatorja posebnih dogodkov vključujejo priprave na javne dogodke in festivale, ki se jih lahko udeleži na stotine ali tisoče gostov.
Odgovornosti običajno vključujejo organizacijo številnih vidikov določene funkcije. Pri načrtovanju javnih festivalov ali koncertov se lahko na primer najamejo posamezniki, ki promovirajo in tržijo te dogodke v velikem obsegu. Druge zahteve lahko vključujejo najem zunanjih ponudnikov in zabavo. Posamezniki z delovnimi mesti koordinatorja posebnih dogodkov lahko zagotovijo dovoljenja za dogodke, poskrbijo za ustrezno parkiranje, usklajujejo prodajalce hrane in pijače ter urejajo druge logistične podrobnosti.
Nekatere druge vrste delovnih mest koordinatorja posebnih dogodkov vključujejo načrtovanje in organizacijo korporativnih programov. Na primer, potovanja z letalom, zemeljski prevoz, hotelska nastanitev, sestanki, restavracije, ogledi izven kraja, dejavnosti za združevanje ekipe in tematske zabave so lahko vključeni v te vrste priložnosti. Število udeležencev se lahko giblje od 20 do več kot 2,000. Številna delovna mesta koordinatorjev za posebne dogodke, usmerjena na trg podjetij, zahtevajo drugačno raven znanja in izkušenj kot tista, ki se osredotočajo na družabna praznovanja, kot so poroke in rojstnodnevne zabave.
Na odločitve poslovnih strank o njihovih dogodkih običajno vplivajo trženje in blagovna znamka izdelkov ter proračunske smernice. Prodajni ali spodbujevalni sestanek je pogosto usmerjen k izboljšanju ali ohranjanju visoke morale v delovni sili in povečanju motivacije zaposlenih. Ko stranke načrtujejo družabne dogodke, pa so cilji bistveno drugačni.
Ko se par odloči za poroko in načrtuje svojo poroko, odločitve v veliki meri temeljijo na čustvih. Nevesta in ženin bosta lahko tudi zaskrbljena, kaj bodo njihovi prijatelji in družina mislili o dogodku kot o splošni izkušnji. Medtem ko se poslovne stranke na splošno manj ukvarjajo z dekorativnimi predmeti, kot so rože, so takšne podrobnosti morda najpomembnejši sestavni del družbenega naročnika.
Ti dejavniki lahko preusmerijo fokus koordinatorja dogodkov na elemente oblikovanja, kot je iskanje popolnega odtenka roza za osrednji del, v nasprotju z avdiovizualnimi potrebami obsežnega poslovnega srečanja. Zaradi tega se bodo delovna mesta koordinatorja posebnih dogodkov razlikovala, odvisno od naročnika in vrste stranke ali funkcije, ki se usklajuje. Ne glede na stranko pa so medosebne komunikacijske veščine, pa tudi močne organizacijske sposobnosti, med najpomembnejšimi lastnostmi vsakega strokovnjaka za načrtovanje dogodkov.