Vodja front office je pomembno delo v številnih različnih organizacijah. Poleg nadzornih nalog nad mlajšimi zaposlenimi je vodja front office pogosto tudi javni obraz podjetja. Delovna mesta vodje urada lahko vsebujejo na desetine različnih vrst nalog, odvisno od vrste podjetja in obsega položaja. Izkušnje pri opravljanju pisarniških nalog in spretnosti za pomoč strankam so pogosto pomembne kvalifikacije pri mnogih delovnih mestih vodje pisarn.
Front office je na splošno stičišče med strankami ali strankami in podjetjem. Vodja front office je lahko prva oseba, ki jo stranka sreča, zato je zelo pomemben za podobo podjetja. Delovna mesta vodje urada običajno zahtevajo veliko interakcije s strankami, od pozdravljanja strank do zagotavljanja ekskluzivnih storitev VIP strankam. Vodje predstavništev lahko na koncu postanejo sodniki v sporih med podjetjem in jezno stranko, zato so odlične spretnosti upravljanja konfliktov pogosto plus.
Poleg ukvarjanja z javnostjo številna delovna mesta vodje front office vključujejo tudi nadzor nad vsemi pisarniškimi administrativnimi nalogami. To lahko vključuje osnovna pisarniška opravila, kot so faksiranje, dnevno pošiljanje in prejemanje pošte, načrtovanje sestankov, sprejemanje sporočil in arhiviranje. Poleg tega je vodja recepcije lahko zadolžen za dogodke za zaposlene v organizaciji, kot so praznične zabave ali redna glasila za člane podjetja. Sposobnost kreativnega razmišljanja o morali zaposlenih in izboljšavah je lahko ključnega pomena pri številnih delovnih mestih vodje urada.
Pomembno je, da vodja vsaj malo razume vsak oddelek na svojem delovnem mestu, saj lahko pisarniška dela prihajajo iz vseh področij podjetja. Učenje o tem, kaj počne vsak oddelek, pomaga zagotoviti, da bodo prave težave prišle do pravih ljudi, pa tudi vzpostaviti ustrezno verigo poveljevanja za vsa vprašanja in pomisleke. Morda bo trajalo nekaj časa, da se novi vodja predstavniške pisarne dojame, kaj vsak oddelek obravnava, vendar je pomembno, da zastavite vprašanja, da zagotovite učinkovitost čim prej.
Vodje služb front office so lahko zadolžene za zaposlovanje in usposabljanje delavcev v pisarni. Ne samo, da mora vodja temeljito razumeti funkcije pisarne, mora biti sposoben to znanje posredovati novim delavcem, nekaterim brez predhodnih izkušenj. Pisarniški delavci so pogosto tesna ekipa, ki si deli odgovornosti in mora biti sposobna pošteno in učinkovito razdeliti naloge. Dober vodja urada bo razumel, kako voditi in delegirati, hkrati pa bo spodbujal prijazno in spoštljivo vzdušje.