Pisanje izobraževalnega besedila, osebne korespondence in poslovnega komunikacijskega gradiva imajo podobna slovnična načela, a imajo tudi razlike. Medtem ko je tradicionalna slovnica pomembna, se nekatera najpomembnejša načela poslovne slovnice nanašajo na profesionalni ton in konotacijo komunikacije.
Eno prvih načel poslovne slovnice je preverjanje slovnične natančnosti in napak. Na srečo obstajajo orodja, s katerimi lahko to samodejno preverite. Programska oprema za preverjanje slovnice obstaja za skoraj vse vrste programov za obdelavo besedil. Ker je vsakemu posamezniku težko poznati vsa slovnična pravila, programska oprema pomaga ujeti slovnične napake, ki lahko povzročijo nekaj neprijetnih napak za podjetje.
Formalnost je še eno od načel poslovne slovnice. Na splošno sta slovnica in ton v poslovnem dopisovanju bolj formalne narave kot v osebnem. To ne velja za vsa podjetja, ampak praviloma je tako. Nekatera podjetja delujejo v bolj neformalnem prostoru, kar pomeni bolj sproščen in neformalen ton v poslovnem komuniciranju.
Drugo eno od načel poslovne slovnice je izbira sloga za slovnico. Večina podjetij izbira med stilom Chicago Manual ali Manual AP. Med obema slogoma obstajajo slovnične razlike. Ročni slog, ki ga podjetje izbere za delovanje, lahko spremeni uporabo slovnice v poslovnem komuniciranju.
Nekatere slovnične razlike se nanašajo na način zapisovanja številk. Načela poslovne slovnice na primer določajo, ali je treba črkovati številke od ena do devet. Ta ista načela pravijo, da je treba številčne številke uporabiti za vse števke nad devet. Načela lahko zagotavljajo tudi smernice o tem, ali ima »in« na seznamu vejico pred zadnjim delom seznama ali ne.
Načela poslovne slovnice narekujejo tudi ravnanje s poslovno korespondenco. Na primer, pametno je, da podjetja pošiljajo poslovna sporočila z obsežnim postopkom lektoriranja. Pametno je imeti vsaj dve osebi, da pregledata črkovanje in slovnico v delu, preden se pojavi kot notranja ali zunanja oblika komunikacije. Če je mogoče, naj vsaj tri osebe pregledajo del, da preverijo slovnične in pravopisne napake ter točnost informacij.
SmartAsset.