Mnogi ljudje uporabljajo videokonference kot sredstvo komunikacije. Ta vrsta komunikacijske tehnike ima dodatno prednost, saj lahko vidi udeležence, ki se odvijajo na konferenci, kar je za razliko od tehnik komunikacije samo z zvokom. Obstaja več različnih kosov opreme, ki jih potrebujete, odvisno od vrste video konference. Na splošno pa je vse, kar potrebujemo, spletna kamera, mikrofon in računalnik.
Medtem ko so nekateri računalniški sistemi omogočeni za videokonference takoj, ko pridejo iz škatle, drugi potrebujejo dodatno opremo za nastavitev ustrezne platforme. Najpogostejše zahteve so mikrofon, zvočniki in spletna kamera. Nekateri se odločijo za nakup programske opreme za videokonference, ki jo bodo namestili v svoj računalnik, vendar ta programska oprema ni potrebna. Na voljo je več različnih vrst internetnih videokonferenčnih programov, ki jih je mogoče brezplačno prenesti in uporabljati. Nekateri ljudje se lahko odločijo za nakup programske opreme za konference, ko so potrebne posebne funkcije.
Spletne kamere so na voljo v širokem razponu cen in možnosti, čeprav bo računalnik, ki se uporablja za video konferenco, večkrat vgrajen. Ko na video konferenci sodeluje majhna skupina od dveh do osmih ljudi, je običajno potrebna samo ena spletna kamera. Včasih pa bo vsak posameznik, ki sodeluje na video konferenci, raje imel svojo spletno kamero. Ko se to zgodi, mora programska oprema za videokonference, ki se uporablja za olajšanje sestanka, ne glede na to, ali je kupljena sama ali temelji na spletu, podpirati več kot eno kamero.
Dober mikrofon je bistveni del video konference. Da bi udeleženci učinkoviteje komunicirali med seboj, bo morda vsak želel imeti svoj mikrofon, saj en sam mikrofon morda nima dosega, da bi prevzel glasove po sobi. Na trgu je na voljo veliko različnih vrst mikrofonov, ki se lahko uporabljajo za lažjo video konferenco. Ti mikrofoni segajo od slušalk do ročnih mikrofonov, od vsesmernih do večsmernih in še več.
Nekateri ljudje se poleg računalniškega monitorja odločijo za uporabo dodatnih monitorjev med video konferenco. To se zgodi zlasti, če video konferenca, ki poteka, vključuje veliko število ljudi. Ko se na video konferenci udeležuje več kot 20 ljudi, je projekcijski zaslon običajno najboljša vrsta monitorja za uporabo, saj vsem udeležencem omogoča, da jasno vidijo, kaj se dogaja. Več zvočnikov je treba nastaviti tudi, ko se na video konferenci udeleži veliko število ljudi, tako da je zvok jasno slišan po vsej lokaciji.