Čeprav se izraza zagotavljanje kakovosti in nadzor kakovosti včasih uporabljata zamenljivo, je dejstvo, da se vsak izraz nanaša na posebne funkcije v celotnem procesu vodenja procesa kakovosti v kateri koli vrsti poslovanja. Medtem ko je eden osredotočen na ustvarjanje tega kakovostnega procesa, je drugi usmerjen v upravljanje tega procesa, da se zastavljeni cilji poslovanja uresničijo. To še posebej velja za to, kako podjetje deluje interno in kako to delovanje na koncu povzroči proizvodnjo blaga ali storitev, ki ustrezajo potrebam potrošnikov.
Pogosto je koristno razmišljati o zagotavljanju kakovosti in nadzoru kakovosti kot o logičnih fazah v celotnem procesu dostave izdelkov kupcem. Zagotavljanje kakovosti se začne z opredelitvijo politik in postopkov, ki urejajo izbiro surovin za proizvodni proces. Hkrati je ta faza povezana tudi z razvojem logičnega proizvodnega zaporedja, ki zagotavlja kakovost blaga pod izdelkom na vsakem koraku v tem zaporedju. Stalno zagotavljanje kakovosti vključuje nalogo vrednotenja obstoječe operativne strukture, vključno s surovinami, in ugotavljanje, ali je treba proces prilagoditi ali prilagoditi za izboljšanje kakovosti končnih izdelkov.
Kontrola kakovosti služi kot sredstvo za zagotavljanje, da se procesi, vzpostavljeni med fazo zagotavljanja kakovosti, dejansko najbolje izkoristijo. To pomeni natančno preučiti način ravnanja s surovinami, identificirati možne točke kontaminacije ali kakšne druge okvare v procesu, ki bi lahko povzročile proizvodnjo slabšega izdelka. Tukaj je cilj delati v okviru ustaljenega reda, tako da podjetje uresniči svoje cilje izdelave kakovostnih izdelkov, poteza, ki v bistvu dokonča celotno nalogo, za izpolnitev katere sta namenjena zagotavljanje kakovosti in nadzor kakovosti.
Eden od razlogov, zakaj veliko ljudi uporablja zagotavljanje kakovosti in nadzor kakovosti izmenično, je, da se osebje, ki sodeluje v vsaki fazi, pogosto zelo prekriva. V manjših podjetjih je oseba za nadzor kakovosti lahko tudi odgovorna za načrtovanje proizvodnega procesa in zagotavljanje njegovega spoštovanja. V drugih primerih lahko osebje za zagotavljanje kakovosti in nadzor kakovosti delujeta v enotni ekipi za kakovost, strategiji, ki vsaki strani omogoča skupno odločanje o proizvodnem procesu in njegovem vzdrževanju.