Glavne razlike med računom in potrdilom izhajajo iz tega, kdaj je vsaka vrsta dokumenta predložena med postopkom nakupa in namena posameznega dokumenta. Račun običajno izda prodajalec izdelka ali storitve osebi ali podjetju, ki kupuje ta artikel, običajno ko je ta artikel prenesen, vendar preden je bil plačan. Po drugi strani pa prodajalec kupcu izda potrdilo o plačilu artikla. Medtem ko oba dokumenta izda prodajalec, je račun zahteva za plačilo, medtem ko je potrdilo o plačilu.
Račun in potrdilo običajno izda prodajalec izdelka ali storitve kupcu tega artikla, čeprav je vsak dokument namenjen za drugačen namen. Računi se uporabljajo kot sredstvo za dokumentiranje izdelkov ali storitev, ki jih prodajalec zagotovi kupcu, in nato zahteva plačilo za ta artikel. Ta se običajno izda ob dostavi naročenega artikla, lahko pa se račun izda tudi po oddanem naročilu, vendar pred dostavo.
Potrdilo o prejemu izda prodajalec kupcu artikla po opravljenem plačilu za ta artikel. Za kupca dejansko deluje kot dokaz o nakupu, tako da lahko dokaže, da je bil izdelek ali storitev zakonito kupljen. To lahko kupec uporabi tudi za spremljanje prejetih plačil za različne artikle. Tako račun kot potrdilo lahko uporabite kot del nakupnega cikla, da kupcu in prodajalcu pomagate spremljati, kje sta v tem ciklu.
Ta razlika v tem, kje se račun in potrdilo izdata v časovnem okviru postopka nakupa, je omembe vredna. Pomen računa temelji na uporabi računov za dokumentiranje prodaje pred plačilom, ki prodajalcem omogoča sledenje odhodnim izdelkom in nakazuje kupcem, kateri izdelki ali storitve prihajajo. To je pomembno za pravilno sledenje zalog na obeh straneh nakupnega procesa in za spremljanje plačil, ki so v teku. Po drugi strani pa računi kupcem omogočajo sledenje opravljenim plačilom, prodajalcem pa olajšajo sledenje, kateri računi so bili plačani in kateri še čakajo.