Izraza pomnilnik in shranjevanje podatkov se pogosto zamenjujeta. Oba sta sredstva, s katerimi računalnik hrani podatke, ki se uporabljajo za izvajanje nalog. Tako se oba merita v bajtih. Vendar sta pomnilnik in shranjevanje podatkov dve ločeni entiteti in izrazov ne bi smeli zamenjati. Pomnilnik se običajno imenuje pomnilnik z naključnim dostopom (RAM), vključuje pa tudi pomnilnik samo za branje (ROM). Shranjevanje podatkov se imenuje tudi prostor na trdem disku.
Glavna razlika med pomnilnikom in shranjevanjem podatkov je njihova funkcija. Shramba se uporablja za shranjevanje vseh informacij o računalniku. Podatki, shranjeni na trdem disku, so trajni in se ne izgubijo, ko je računalnik izklopljen. Ko je datoteka izbrisana, se odstrani samo dostop do te datoteke, ne pa tudi informacije. Zato lahko računalniški strokovnjaki obnovijo podatke v računalnik, čeprav so bili ti podatki izbrisani. Če želite trajno izbrisati datoteko, je treba trdi disk formatirati ali prepisati. Možno je celo, da lahko strokovnjak še vedno vidi informacije, čeprav je bil disk formatiran. Na voljo so programi, ki pišejo nesmiselne podatke preko informacij o disku, zaradi česar so informacije neberljive nikomur.
Pomnilnik pa računalniku omogoča hiter dostop do datotek s trdega diska. Ko računalnik zažene aplikacijo, kot je urejevalnik besedil, centralna procesna enota (CPU) pridobi podatke s trdega diska in jih naloži v RAM, kar omogoča hiter dostop. Količina RAM-a, ki ga ima računalnik, omejuje, koliko programov je mogoče zagnati hkrati. Ker se informacije, shranjene v RAM-u, izgubijo, ko je računalnik izklopljen, se s shranjevanjem datoteke v takšni aplikaciji podatki zapišejo na trdi disk, da se ne izgubijo.
ROM se uporablja za shranjevanje vdelane programske opreme za zagon, informacij, ki jih računalnik uporablja za zagon. Zagonska vdelana programska oprema pove računalniku, naj preveri vse svoje sisteme in strojno opremo, ter odpre operacijski sistem računalnika. ROM vsebuje tudi informacije, ki zagotavljajo pravilno delovanje računalnika in njegovih različnih priključkov strojne opreme. Za razliko od RAM-a se informacije, shranjene v ROM-u, ne izgubijo, ko je računalnik izklopljen.
Vendar lahko pomnilnik in shranjevanje podatkov delujeta skupaj. Ko računalnik nima dovolj RAM-a za podporo svojih procesov, pretvori del trdega diska v navidezni pomnilnik. Navidezni pomnilnik deluje na enak način kot RAM. Ker pa je del trdega diska, uporaba navideznega pomnilnika upočasni delovanje računalnika. Rešitev tega je dodajanje pomnilnika v bolni računalnik. Obstajajo tudi izdelki, znani kot izmenljivi pomnilniki, med katerimi so nekateri palični pogoni in zgoščenke (CD), ki uporabnikom omogočajo shranjevanje datotek in njihovo premikanje iz računalnika v računalnik.