Razlika med podrejenimi in glavnimi računi je funkcionalna. Glavna knjiga podjetja je knjiga vrhunskih računov, ki sestavljajo njegov računovodski sistem. Pomožna knjiga je podračun konta glavne knjige. Glavne knjige beležijo transakcije vrstičnih postavk v glavnih kategorijah računov. Podružnične knjige zagotavljajo podrobnosti za eno od teh vrstičnih postavk in ustvarijo ločen mini račun za postavko, ki lahko sledi transakcijam, ki so specifične za to postavko.
Vsa podjetja morajo vzdrževati knjigovodski sistem s strani državnih organov. Manjša podjetja vodijo knjige, tako da lahko davčni organi redno zbirajo davke od prodaje, zaposlovanja in dohodka. Večje javne družbe imajo te odgovornosti in od njih zahtevajo tudi regulatorji državnih vrednostnih papirjev, da vzdržujejo knjigovodski sistem za poročanje vlagateljem o finančnem položaju korporacije. Čeprav lahko nejavna podjetja tehnično vzdržujejo kakršen koli knjigovodski sistem, ki natančno odraža prihodke in odhodke, mnoga uskladijo svoje sisteme s standardi, ki jih določijo javne družbe. Javne družbe uporabljajo sistem dvostavnega knjigovodstva, ki je v skladu s standardi, ki jih določijo revizijski odbori za mednarodne in nacionalne računovodske standarde.
Dvostavno knjigovodstvo je sistem, ki spremlja sedem vrst računov:
sredstva
obveznosti
prihodki
Stroški
dobički
izgube
lastniški kapital
Ti računi se skupaj imenujejo glavna knjiga. Glavna knjiga vodi splošne račune, ki spadajo v sedem kategorij računov. Na primer, podjetja imajo običajno račune glavne knjige za osnovna sredstva, kratkoročna sredstva, kratkoročne obveznosti, dolgoročne obveznosti, prihodke od prodaje in administrativne odhodke. Vnosi se na te račune izvajajo z uporabo zapisov obremenitve in kredita s pobotom.
Ker so računi glavne knjige računi najvišje ravni, ki lahko vsebujejo podkomponente, se pomožne knjige uporabljajo za zagotavljanje dokazilnih podrobnosti za postavko konta. Računi pomožne in glavne knjige imajo odvisno razmerje, vendar je način, kako oseba upravlja obe vrsti računov in vnaša podatke, enak. Razlika med računi pomožne in glavne knjige je preprosto v načinu uporabe računov.
Na primer, trgovec na debelo bi običajno vodil račun prihodkov za prodajo. Ta račun je najvišji račun glavne knjige, ker zbira vse podatke o prodaji po obdobjih. Vendar ima trgovec na debelo verjetno račune strank, ki sestavljajo podatke o prodaji in so lahko navedeni v glavni knjigi, tako da vsako stranko postavijo v ločeno vrstico s skupnim zneskom prodaje za vsako stranko za to leto. V računovodskem sistemu bi lahko imel račun prodaje glavne knjige priložene pomožne knjige za vsako stranko. Posamezne transakcije, ki so značilne za to stranko, bi bile evidentirane na strankinem računu pomožne knjige kot detajl skupnega zneska, evidentiranega v glavni knjigi.
Računi pomožne in glavne knjige se medsebojno preverjajo in uravnovešajo. Vrstica glavne knjige, v kateri so podrobnosti pomožne knjige, se imenuje kontrolni račun. Seštevek transakcij v pomožni knjigi mora biti enak znesku v ustrezni vrstici na kontu glavne knjige, tako da računi ostanejo v ravnotežju.