Razmerje med prodajo in upravljanjem zalog je pomembno, ker lahko lastnik podjetja ve, kakšne zaloge ima, le če ve, kaj je kupil in kaj prodal. Pravilno beleženje prodaj lastniku podjetja sporoči, kdaj mu zmanjka artikla v zalogi, ali naj izdelek obnovi in če da, koliko naj kupi. Ustrezno vodenje evidenc ob vsaki prodaji lahko olajša ta postopek. Lastniku podjetja lahko pomaga tudi pri spremljanju njegove dobičkonosnosti in sprejemanju odločitev o prihodnosti podjetja.
Zadnje upravljanje zalog vključuje obračunavanje nakupov surovin, ki se bodo sčasoma spremenile v blago za prodajo, in predmetov, kupljenih za takojšnjo nadaljnjo prodajo. Surovine se med uporabo za proizvodnjo prenesejo na vmesni račun nedokončane proizvodnje. Nato se artikli prenesejo v kategorijo končnih izdelkov in prodajo. Montažni predmeti se takoj po prejemu in prijavi vnesejo v ustrezen račun zalog. Od tu naprej se prodaja in upravljanje zalog obravnavata hkrati, ko se evidentira prihodek in se artikel odstrani iz končnih izdelkov.
Ko prodajni sodelavec zabeleži transakcijo, se stanja zalog še enkrat prilagodijo. Edine druge okoliščine, v katerih se izdelek odstrani iz zalog na prodajnem mestu, so poškodbe ali kraja. Za pravilno razporeditev prihodkov in izgube mora biti povezava med prodajo in upravljanjem zalog močna, sodelavci pa morajo upoštevati vse zahteve glede zalog v zvezi s prodajo, škodo in krajo.
Podjetje – še posebej veliko z veliko predmeti za prodajo – ima samo eno možnost, da zabeleži transakcije na prodajnem mestu (POS) in prilagodi ravni zalog. Od sodelavcev ni mogoče pričakovati, da si bodo zapomnili vsako transakcijo, zato je zanesljiv sistem bistvenega pomena. Večina sistemov POS je integrirana s sistemom za sledenje zalog, črtne kode pa zagotavljajo, da je vsak izdelek pravilno obračunan. Dokler je vsak predmet pravilno skeniran ali zabeležen, se bodo ravni zalog natančno vzdrževale. Poškodovane predmete je treba ročno odstraniti iz inventarja, prav tako predmete, izgubljene zaradi znane kraje.
Čeprav obstajajo tudi drugi načini prilagajanja zalog po prodaji, je najboljša metoda ustvariti postopek POS, ki ga je enostavno slediti, in spodbujati močno razumevanje med prodajnimi sodelavci in sodelavci za upravljanje zalog. Medtem ko je ločitev nalog pomembna za vzdrževanje sistema zaviranja in ravnotežja, mora vsak oddelek razumeti vse povezane postopke na osnovni, če ne celo višji ravni. Oddelki za prodajo in upravljanje zalog morajo sodelovati, da zagotovijo, da se artikli ustrezno obračunavajo. Netočni podatki o prodaji in ravni zalog lahko vodijo do napihnjenih izkazov o zaslužku in lahko na koncu vplivajo na zdravje in dolgo življenjsko dobo podjetja.
SmartAsset.