Če želite voditi dnevnik blagajne, se morate najprej odločiti, ali želite voditi pisni dnevnik ali beležiti transakcije v računalniku. Nato boste morali ustvariti ali pridobiti dnevnik z ustreznimi vnosnimi stolpci, kot so tisti za datume, zneske transakcij, opise prihodkov ali odhodkov in stanja. Ko je ta dnevnik ustvarjen, lahko sledite tako, da preprosto zabeležite vsakokrat, ko nekaj plačate z gotovino ali prejmete denar v tej obliki. Poleg tega vam lahko koristi, če hranite potrdila za varnostno kopiranje vnosov v dnevnik.
Ko morate voditi dnevnik blagajne, je pomembno razumeti, da imate izbire, ko gre za njegovo ustvarjanje. Za ustvarjanje dnevnika lahko uporabite pisni dnevnik, računalniški program, ki je posebej zasnovan za beleženje transakcij z drobno gotovino, ali celo samo računalniško preglednico. Če se odločite za uporabo računalniške možnosti za beleženje drobiža, je običajno ključnega pomena, da redno varnostno kopirate svoje datoteke. Če se tega ne spomnite, boste morda težko ugotovili, kako ste porabili drobni denar, in dokazati svoje izdatke, če se vaš računalniški sistem zruši.
Običajno ima dnevnik blagajne določeno območje za beleženje različnih podatkov. Dnevnik, ki ga ustvarite, bi moral imeti na primer stolpec za vnos datuma, ko ste plačali z gotovino ali prejeli gotovino, ter stolpec za označevanje, ali ste prejeli potrdilo za dokumentiranje transakcije. Vaš dnevnik mora vsebovati tudi območje za navedbo osebe, ki ste ji plačali gotovino, ali osebe, od katere ste prejeli denar, in znesek transakcije. Potrebovali boste tudi območje za opis transakcije. Na tem področju lahko na primer opazite, da ste plačali zaloge ali prejeli donacijo.
Ko vodite dnevnik za drobno gotovino, boste morali spremljati tudi stanje na vašem računu. To pomeni, da boste potrebovali stolpec, v katerem boste po vsaki transakciji zabeležili stanje vašega denarnega sklada. Spremljanje stanja ni le dobro vodenje evidence, ampak lahko tudi olajša opazovanje, kdaj je čas za napolnitev svojega denarnega sklada.
Če vodite podjetje, ki ima zaposlene, se boste morali odločiti, kdo bo imel dostop do vašega drobiža in bo odgovoren za vodenje dnevnika. Če bo imelo dostop več kot ena oseba, boste potrebovali sistem za beleženje, kdo je odgovoren za katero transakcijo. To lahko vodite tako, da v svoj dnevnik dodate stolpec za ime zaposlenega.
Poleg vodenja dnevnika blagajne je pomembno tudi, da shranite vse prejemke, ki jih prejmete v zvezi z gotovino. To vključuje celo potrdila o majhnih zneskih, ki se vam ne zdijo zelo pomembni. Kasneje boste morda potrebovali te račune za dokazovanje nekaterih vaših stroškov.