Poročila o nesrečah so dokumenti, ki se ustvarijo, prijavijo in vložijo v času, ko se zgodi kakšna vrsta nesreče. Medtem ko se poročilo o nesreči lahko vloži kot interni dokument, na primer v proizvodnem obratu, je pogostejše sklicevanje na to vrsto poročila povezano z ustvarjanjem in predložitvijo poročila o nesreči pri lokalnih oblasteh. Natančni postopki se razlikujejo od ene jurisdikcije do druge, vendar obstaja nekaj osnov, ki veljajo v večini primerov.
Za večino ljudi poročanje o nesreči poteka v času prometne nesreče. Običajno postopek sprožijo organi pregona, ki prispejo na kraj nesreče. Policisti v okviru preiskave vzamejo izjave vseh navzočih na kraju nesreče. To bo vključevalo voznike vseh vozil, udeleženih v nesreči, pa tudi morebitne potnike ali druge priče. Ideja preiskave je zbrati čim več ustreznih podatkov o izvoru nesreče.
Ko policisti prejmejo podatke od vsakega udeleženca ali priče, začnejo ustvarjati strukturo verige dogodkov, ki so privedli do nesreče. Pogosto bodo policisti vsaki osebi na kraju nesreče postavili razjasnitvena vprašanja in se prepričali, da pravilno razumejo vlogo, ki jo je imelo vsako vozilo v nesreči. Ker bodo ugotovitve preiskave uporabljene za izdelavo in vložitev policijskega poročila o nesreči, je nujno, da so podatki čim bolj popolni in točni.
Da bi to nalogo izpolnili na urejen način, mnogi organi pregona uporabljajo obrazec poročila o nesreči. Obrazec pomaga podati konkretna vprašanja glede umestitve vsakega vozila v prometno linijo, upoštevati morebitne prometne znake, ki so na območju, in na splošno omogoča izdelavo pravilnega diagrama prizorišča. Obrazec bo vseboval tudi seznam posebnih vprašanj, ki jih bodo policisti uporabili za vodenje preiskave, vključno s poizvedbami o kakršni koli fizični poškodbi katerega koli od potnikov ali voznikov. Policisti dokumentirajo vse dokaze, da so bili v času nesreče v uporabi alkohol ali druge snovi, ki spreminjajo um.
Ko policisti zaključijo preiskavo, se seznanijo s podrobnostmi z vsakim od ravnateljev. Če ne bo mogoče navesti nobenih drugih podrobnosti, ki bi vplivale na poustvarjanje verige dogodkov, bodo policisti poročilo posredovali lokalni policijski postaji, kjer ga hranijo v spisu. Od tam lahko ravnatelji pregledajo in zahtevajo kopijo poročila o prometni nesreči za vložitev pri zavarovalnicah ali za pripravo na vložitev tožbe v zvezi z nesrečo.
V nekaterih jurisdikcijah se lahko poročilo o prometni nesreči elektronsko prenese z mesta v centralno bazo podatkov, ki se nahaja na lokalni policijski postaji. Ta prenos je omogočen z brezžičnimi povezavami, ki preiskovalnim policistom omogočajo dostop do baze podatkov in takojšnjo vložitev prijave. Hitro vložitev poročila o nesreči omogoča pridobitev kopij brez eno do dvodnevne čakalne dobe, ki je običajna pri ročnem vlaganju poročila.