Ustvarjanje baze podatkov inventarja zahteva nekaj priprav in načrtovanja, kot je na primer prva izbira sistema za upravljanje baze podatkov (DBMS), ki ga boste uporabljali. Med najbolj razširjenimi sistemi so MySQL, Microsoft (MS) Access in Oracle. Nato se boste morali odločiti, kakšne informacije boste morali shraniti v zbirki podatkov o inventarju. Obstajajo tri široke vrste podatkov: informacije o naročilu, izdelek ali storitev in popis kupcev ali strank. Vaši zadnji koraki bodo dejansko ustvarjanje baze podatkov in tabel, ki jih bo vsebovala, dokončanje procesa normalizacije, zapolnitev tabel – četudi le s testnimi podatki – in testiranje na novo ustvarjene baze podatkov.
Izbira DBMS za uporabo na splošno temelji na stroških programske opreme, platformah, na katerih se lahko izvaja, kako strma je krivulja učenja za vas ali zaposlene, ki bodo odgovorni za upravljanje zalog in reševanje težav z zalogami, ko bodo pojavijo. MySQL je odprtokodna programska oprema, ki je na voljo brezplačno prek prenosa z interneta, pogosto pa je priložena brezplačnim distribucijam strežniških različic operacijskega sistema Linux. Dostop morda ni dobra izbira za zelo velika podjetja, Oracle, ki je precej drag, pa ima zelo strmo krivuljo učenja. Ko določite natančne vrste podatkov, ki jih potrebujete, boste pripravljeni začeti ustvarjati inventarno bazo podatkov, kar je običajno mogoče doseči z grafičnim uporabniškim vmesnikom (GUI), kot je PHPMyAdmin, ali v ukazni vrstici z uporabo jezika SQL.
Če boste izvajali administrativne naloge z uporabo GUI, bi moral biti postopek precej samoumeven in mora obstajati programska dokumentacija, ki si jo lahko ogledate. Ustvarjanje baze podatkov inventarja v ukazni vrstici zahteva vsaj zelo močno osnovno znanje jezika SQL, ki se skoraj vedno uporablja za delo z bazami podatkov. Ukaz, ki ga je treba izdati, je beseda “ustvari bazo podatkov”, ki ji sledi ime, ki ga izberete. Nato boste morali izdati ukaz »uporabi«, ki mu sledi isto ime, ki ste ga izbrali, da lahko dostopate do njega, da začnete ustvarjati tabele, ki jih potrebujete za shranjevanje vseh vrst potrebnih podatkov. To se sproži z ukazom »ustvari tabelo«, ki mu sledi ime tabele, skupaj z drugimi ukazi, ki nastavljajo parametre, kot so tuji ključi, primarni ključi, ničelne vrednosti in dolžina znakov.
Te funkcije je skoraj vedno mogoče izvajati tudi prek GUI. Zelo pomembno je, da je vaša baza podatkov o inventarju normalizirana, kar je nujen proces za zagotovitev, da se lahko poveča in posodablja ob ohranjanju integritete, tako da so natančna poročila, o katerih se sprejemajo poslovne odločitve, vedno na voljo. Glede na število tabel in vrste podatkov bo morda treba normalizacijo, ki je lahko zelo zapleten proces, zaupati strokovnjaku za bazo podatkov. Obstajajo tri oblike normalizacije: prva normalna oblika (1NF), druga normalna oblika (2NF) in tretja normalna oblika (3NF). Poskus normalizacije po dejanski izdelavi vaše baze podatkov o inventarju ni priporočljiv.
SmartAsset.