Prodajni list se najpogosteje uporablja, ko se osebna lastnina, kot je vozilo, proda drugemu posamezniku. Zaradi jasnosti je najbolje, da ta dokument ustvarite v računalniku in ne z ročno napisanim dogovorom. Prodajni račun mora vsebovati polno ime, naslov in telefonsko številko tako kupca kot prodajalca, ki sodelujeta v transakciji. Na obrazcu morajo biti jasno navedeni tudi datum pogodbe, kupnina in morebitne identifikacijske številke prodanega artikla. Nato ga morata obe strani podpisati, da bo dokumentacija popolna.
Ne pozabite navesti datuma transakcije na prodajnem listu. Jasno razmejite imena kupca in prodajalca ter nabavno ceno artikla. Če prodajate vozilo, obvezno navedite letnik, znamko in model avtomobila. Poleg tega morata biti na prodajnem računu napisana identifikacijska številka vozila (VIN) in trenutna kilometrina, kadar je to primerno. V nasprotnem primeru bi morala zadoščati serijska številka in opis artikla.
Dobro je, da si zapišete pogoje pogodbe. Zasebni prodajalci lahko na primer ponudijo omejeno garancijo ali preprosto prodajo artikel “kakršen je”, pri čemer se odrečejo kakršni koli odgovornosti za popravila, tudi če so trenutno potrebna. Morebitne ustne dogovore in dogovore o stanju lastnine ter kupčevo pravno sredstvo v primeru, da so potrebna obsežna popravila, je treba skleniti v pisni obliki. Neupoštevanje posebnih pogojev na prodajnem listu lahko kasneje povzroči nesporazume.
Ko je prodajni list napisan, je treba natisniti dva izvoda. Obe strani bi morali podpisati vsako. Tako ima kupec originalno kopijo, prodajalec pa jo ima tudi.
Prodajne liste je treba hraniti na varnem mestu. Če so ustvarjeni za nakup avtomobila, kupec svojega izvoda ne sme hraniti v vozilu. Lokacija v njegovem domu ali sef je boljši kraj za shranjevanje dokumenta.
Točne informacije so zelo pomembne. Na primer, predstavnik agencije za avtomobilske oznake v Združenih državah se lahko za izračun prometnega davka sklicuje na nakupno ceno, navedeno na prodajnem računu ali v naslovu. Agenciji lahko na koncu plačate preveč ali premalo, če se za izračun uporabi prva.
Ne glede na to, kako se dokument uporablja, je pomembno, da ga imate pri roki. Služi kot dokaz o nakupu, ne samo za avto, ampak tudi za kateri koli predmet, kupljen pri zasebnem prodajalcu. V bistvu je to vaše potrdilo, ki dokazuje, da je bila transakcija izvedena in da se obe strani strinjata s pogoji, kot so zapisani v dokumentu.