Če želite ustvariti pravilnik o hrambi e-pošte, morate najprej navesti razlog, zakaj pišete pravilnik – da izpolnite zakonske zahteve, da ohranite dokazila o poslovnih dokumentih ali da zagotovite, da se pomembne informacije ne izgubijo. Dokument mora tudi pojasniti, na katere zaposlene politika vpliva in katere vrste e-pošte so vključene. Odločiti se morate tudi, kako dolgo naj bodo e-poštna sporočila shranjena; morda boste morali po zakonu hraniti določeno e-pošto za določeno časovno obdobje. Če določite zaposlenega, ki bo odgovoren za spremljanje pravilnika, lahko zagotovite, da se vaša politika pravilno izvaja.
Politika hrambe e-pošte je pisni postopek o tem, kako podjetje želi, da njegovi zaposleni obravnavajo e-pošto. Pravilniki o hrambi e-pošte običajno določajo, katera e-poštna sporočila morajo zaposleni hraniti, kako dolgo in kako jih shraniti. V mnogih jurisdikcijah obstajajo zakonske zahteve glede tega, kako dolgo je treba hraniti komunikacije podjetja – vključno z e-pošto –, zato je pomembna jasna politika hrambe e-pošte.
Ko pišete svojo politiko, pojasnite, katere zaposlene v podjetju zajema politika hrambe e-pošte. Odvisno od namena izvajanja politike sploh, morda ne velja za vse v vaši organizaciji. Na primer, zaposlenim v skladišču, ki se ne ukvarjajo z elektronsko korespondenco, morda ni treba upoštevati pravilnika. Predstavniki službe za stranke pa bodo morda morali obdržati večino svojih e-poštnih sporočil.
Opišite, katere vrste e-poštnega dopisovanja spadajo pod upravljanje pravilnika o hrambi e-pošte. Nekatera podjetja na primer pišejo pravilnike o hrambi e-pošte, ki se nanašajo na e-poštna sporočila, ki obravnavajo administrativne, davčne, splošne in kratkotrajne zadeve. Politika vašega podjetja se lahko ukvarja posebej z e-poštnimi sporočili, ki obravnavajo zadeve, ki imajo zakonske zahteve. Ne glede na to, katera e-poštna sporočila so zajeta v pravilniku, se prepričajte, da ste jasni in jedrnati glede teme.
V pravilniku mora biti tudi opisano, kako dolgo je treba hraniti e-pošto in kako naj zaposleni hranijo e-pošto. Zaradi skladnosti z evidenco ste morda zakonsko dolžni hraniti korespondenco strank za obdobje petih let. Poleg tega, da je shranjeno v e-poštnem arhivu na vašem strežniku, lahko zakon zahteva tudi, da natisnete e-pošto in obdržite tiskano kopijo v datoteki stranke. Ne glede na postopek hrambe teh zapisov se prepričajte, da ga natančno napišete, ko pišete pravilnik o hrambi e-pošte.
Dobra politika hrambe e-pošte mora vključevati oddelek ali naziv zaposlenega, odgovornega za spremljanje zahtev. Vaše podjetje ima morda oddelek za skladnost ali zaposlenega, ki je odgovoren za zagotavljanje, da so procesi podjetja v skladu z zakonodajo. To je lahko fizična oseba, ki je zadolžena za spremljanje in uveljavljanje politike hrambe e-pošte. Jasno navedite, kdo je odgovoren za upravljanje politike, da bodo zaposleni vedeli, na koga se obrniti, če imajo vprašanja ali težave.
Po oblikovanju politike je eden najpomembnejših korakov njeno razširjanje. Politike ni mogoče upoštevati, če zaposleni, ki jo morajo izvajati, ne vedo, da obstaja. Morda boste želeli organizirati sestanek ali usposabljanje tudi za prizadete zaposlene. To zagotavlja, da prejmejo informacije, ki jih potrebujejo za spoštovanje pravilnika o hrambi e-pošte.
SmartAsset.