Številka plačilne liste je posebna informacija, ki se uporablja v plačilnem sistemu podjetja. Številka podjetju omogoča sledenje zaposlenim z uporabo številke in ne z imenom ali drugim identifikatorjem. Običajno je to interna informacija, ki jo podjetje ustvari s svojo programsko opremo za obračun plač. Podjetje lahko ustvari lastno kombinacijo črk in številk ali dovoli programski opremi, da sama ustvarja številke. Ustvarjanje števila mora vključevati številke, ki podjetju omogočajo razlikovanje med zaposlenimi samo na podlagi števila.
Večina plačilnih storitev ali programske opreme podjetju omogoča, da ustvari svojo številko plačilne liste za vsakega zaposlenega. Zaradi te prilagodljivosti bi moralo podjetje razmisliti o uporabi opisne predpone za vsako skupino zaposlenih. Ena od možnosti je na primer uporaba treh števk ali črk za opredelitev oddelka. Črke ACC ali številke 200 lahko predstavljajo računovodstvo; PRO ali 300 je lahko proizvodni oddelek. V teh kategorijah lahko obstajajo tudi podskupine, če se podjetje odloči za uporabo številke.
Ko se podjetje odloči za predpono plačilne liste, se preostale številke običajno razvrstijo. Na primer, ACC00001 je lahko izhodišče za plačilne liste v računovodstvu. Zadnja polovica številke lahko vsebuje toliko števk, kolikor je potrebno za vse zaposlene v oddelku. Vsaka številka za vse oddelke ima običajno enako kombinacijo črk in številk. Imeti enako velikost kombinacije je potrebno, da se izognemo zamenjavi sistema plač.
Oddelek za človeške vire je pogosto odgovoren za ustvarjanje te številke. V nekaterih primerih bo oddelek za človeške vire morda potreboval odobritev lastnika ali izvršnega vodstva pri dodeljevanju številk. To lastnikom in vodstvenim delavcem omogoča, da imajo besedo pri informacijah, ki so na plačilni listi. Višje vodstvo ima lahko tudi prispevek o tem, kako ustvariti številke ali jih uporabiti v podjetju. Odobritev bo morda potrebna tudi, če podjetje vzpostavlja nov oddelek v sistemu plač.
Podjetju, ki uporablja storitev zunanjega izvajanja plač, morda ne bo treba ustvariti plačilne številke. Zunanje podjetje bo to storilo samostojno na podlagi svojega sistema plač. Podjetja preprosto vnesejo plačilno številko, ki se ujema s številko plačilne liste zunanjega podjetja. Storitev obračunavanja plač obravnava večino nalog izplačevanja plač, kar jim daje možnost in svobodo ustvarjanja številk plač. Vsa korespondenca in informacije v zvezi z zaposlenim običajno zahtevajo uporabo te številke.
SmartAsset.