Pozdrav poslovnega odzivnika, ki ga uporabljate, mora biti dokaj kratek in jedrnat, čeprav ga lahko uporabite kot način, da pokažete, kaj ponuja vaše podjetje. Vaš splošni ton v sporočilu mora biti profesionalen in klicateljem nakazati, da so kljub temu, da je bil njihov klic v tistem trenutku zgrešen, pomembni in nameravate stopiti v stik z njimi čim prej. Znotraj tega pa ne smete navesti, da se pogovarjate z nekom, ki je pomembnejši od sogovornika. Vaš poslovni pozdrav na telefonskem odzivniku mora biti prilagojen na kakršen koli način, ki se vam zdi primeren za vaše podjetje in potrebe.
Poslovni odzivnik je sporočilo, posneto na glasovno pošto ali telefonski odzivnik podjetja. Ker bodo to sporočilo slišale vsaj nekatere vaše stranke, poskrbite, da bo sporočilo strokovno. Večinoma ne bi smeli ustvariti neumnega ali smešnega sporočila, temveč posredovati pomembne in uporabne informacije na profesionalen in dokaj hiter način. Lahko pa sporočilo uporabite kot hitro priložnost, da vključite kratko izjavo o določeni storitvi, ki jo ponujate, na primer »Hvala, da ste poklicali Hišo pite, dom svetovno znane pite iz bučk in artičok«.
Podatki, ki jih navedete v pozdravu vašega poslovnega odzivnika, se lahko razlikujejo glede na vaše posebne potrebe, čeprav so nekatere osnovne informacije pogoste. Navedite podjetje, ki ste ga dosegli, vključno s posebnim imenom, če imate osebno poslovno številko ali razširitev. Če je sporočilo za splošno uporabo, lahko označite, da niste dosegljivi, čeprav lahko sporočilo za uporabo po delovnem času klicatelju zagotovi redni delovni čas. Vendar ne smete uporabljati nobenega jezika, ki bi lahko pomenil, da ste zaposleni z nalogo, ki je pomembnejša od vašega klicatelja.
Vsak poslovni odzivnik, ki ga uporabljate, mora biti prilagojen in oseben za vaše potrebe. Če imate službo za nujne primere, ki jo lahko klicatelj aktivira s pritiskom na gumb za hitrejši odziv, potem to navedite v sporočilu. Koristno je lahko tudi, če klicatelje opomnite na podatke, ki jih morajo navesti v svojem sporočilu, kot so ime, kontaktni podatki in razlog za klic. Klicatelju se morate zahvaliti tudi za njegov klic na koncu vašega sporočila in navesti, da nameravate klic vrniti čim prej.
SmartAsset.