Sistem za upravljanje baz podatkov (DBMS) je pravzaprav programska oprema, ki uporabnikom omogoča ogled, urejanje, razvrščanje in izvajanje poročil o določenem nizu podatkov. Te programe lahko imenujemo tudi aplikacije, vmesniki ali odjemalci. Uporaba sistema za upravljanje baze podatkov je specifična za funkcije, za katere je bila razvita: sistemi so lahko zasnovani tako, da ustrezajo različnim potrebam uporabnikov. Za uporabo sistema za upravljanje baz podatkov se morajo uporabniki bodisi naučiti ukazov, povezanih s sistemom, ali se seznaniti z orodji grafičnega uporabniškega vmesnika (GUI), ki so bila razvita za izvajanje nalog, kot so ustvarjanje in spreminjanje tabel ter dodajanje, urejanje ali brisanje zapisov.
Če se do sistema za upravljanje baz podatkov, ki ga uporabljate, dostopate prek »ukazne vrstice« – vtipkanega ukaza, ki izvaja program –, boste morali obvladati konvencije tako imenovanega Standard Query Language (SQL). To zahteva, da vnesete posebne ukaze, da svoje zahteve sporočite sami bazi podatkov. Na primer, ukaz »CREATE TABLE customer« bi ustvaril tabelo z imenom »stranke« v obstoječi bazi podatkov. Tako preprost ukaz ne naredi stolpcev v tabeli niti jo ne zapolni s podatki. Dodatni ukazi lahko dodajo kompleksnost in globino novi tabeli.
Do drugih sistemov za upravljanje baz podatkov je mogoče dostopati prek spletnih portalov. Te na splošno vzdržuje podjetje za spletno gostovanje in imajo uporabniku prijazen GUI, ki uporabnikom omogoča ogled in izbiro možnih ukazov. Za uporabo te vrste sistema za upravljanje baz podatkov se morate seznaniti z možnostmi menija, ki omogočajo izvajanje nalog, kot so dodajanje tabel in nastavitev stolpcev, pa tudi dodajanje, urejanje in brisanje podatkov v teh tabelah. Pri delu s to vrsto sistema za upravljanje baz podatkov se ni treba naučiti SQL. Nekateri strokovnjaki pa svetujejo, da lahko učenje začetkov SQL pomaga pri reševanju težav in pisanju poizvedb.
Tretja vrsta sistema za upravljanje baz podatkov omogoča namestitev GUI na računalnik, kar omogoča uporabnikom, da zaženejo program s svojih delovnih postaj. Kot v spletnih sistemih se možnosti menija razlikujejo, vendar naloge, potrebne za upravljanje baze podatkov, ne zahtevajo znanja SQL. Sistemi upravljanja znotraj GUI zahtevajo učenje posebnih možnosti menija. Čeprav vam ni treba pisati v SQL, je splošno razumevanje funkcij baze podatkov ključnega pomena, da je mogoče elemente sistema pravilno nastaviti.