Internal Revenue Service (IRS) obrazec W-9 se običajno uporablja za zbiranje ustreznih informacij o neodvisnem izvajalcu ali samostojnem izvajalcu Združenih držav. Ta obrazec zagotavlja uraden način za podjetja in poslovneže, da zagotovijo identifikacijske podatke o osebah, ki jih plačujejo. Podjetja uporabljajo informacije, ki jih zberejo, ko vložijo zahtevane obrazce pri IRS in izvajalcu posredujejo informativne obrazce. Podjetje, ki najame neodvisne izvajalce, hrani enega od teh obrazcev za vsakega izvajalca. Včasih finančne institucije, ki plačujejo obresti in dividende, uporabljajo tudi obrazec W-9.
Pravilen način uporabe obrazca W-9 je odvisen od vloge osebe, ki ga uporablja. Če podjetje najame neodvisne izvajalce ali samostojne delavce, vsakemu izvajalcu, ki ga najame, da prazno kopijo obrazca. Ko ga izvajalec izpolni in vrne podjetju, se hrani v datotečnem sistemu podjetja. Če se izvajalec preseli ali doživi druge spremembe, vključno s spremembo imena podjetja, naj bi izpolnil nov W-9.
Če je oseba, ki uporablja obrazec W-9, neodvisni izvajalec ali samostojni podjetnik, je njegova naloga izpolniti obrazec, ga podpisati in datirati ter ga vrniti podjetju, ki ga je zahtevalo. To vključuje navedbo njegovega polnega imena, kot je navedeno v njegovi davčni napovedi, in njegovega uradnega imena podjetja, če ga uporablja. Samostojni izvajalec naj bi izbral tudi vrsto svoje poslovne organizacije. Na primer, oseba, ki je edini lastnik svojega podjetja ali samostojni samostojni podjetnik, običajno označi polje posameznik/samostojni podjetnik. Obstajajo tudi potrditvena polja za korporacije, partnerstva in družbe z omejeno odgovornostjo.
Nato izvajalec zagotovi svoj popoln naslov in številko socialnega zavarovanja. Če ima identifikacijsko številko delodajalca (EIN), jo lahko navede namesto številke socialnega zavarovanja. Če je posameznik izvzet iz rezervnega odtegljaja, bo označil tudi polje z oznako »Oproščeni prejemnik plačila«.
Naslednji korak pri izpolnjevanju obrazca W-9 je podpis. Ko oseba podpiše ta obrazec, potrjuje, da ni predmet rezervnega davčnega odtegljaja. Če je oseba predmet rezervnega odtegljaja, podjetje, ki mu izplačuje denar, zadrži 28 odstotkov njegovega denarja v imenu IRS. To se lahko zgodi, če pride do neskladja med podatki na obrazcu in evidencami, ki jih ima IRS. Posamezniku se lahko zadrži tudi denar, če dolguje zaostanek davkov in je bil obveščen, da je predmet rezervnega odtegljaja.