Ko se pripravljate na rojstnodnevno zabavo, morate upoštevati veliko premislekov. Zabave so lahko preproste popoldanske afere, ki ponujajo torto, kavo in hladne pijače, ali pa dovršene zabave z najetimi dvoranami, veliko gosti, polnim barom in malico. Ko gostite rojstnodnevno zabavo, je najpomembnejši korak razmisliti o tem, kaj bi bilo rojstnodnevnemu slavljencu najbolj všeč. To je še posebej pomembno, če bo zabava presenečenje. Pomembno je zagotoviti, da bo vaš častni gost užival v presenečenju, namesto da bi bil šokiran ali jezen, ker ste pripeljali goste in zabavo ali njega.
Če se pripravljate na organizacijo rojstnodnevne zabave, ki je po naravi majhna, imate največ nadzora nad dejansko zabavo. Včasih so intimna srečanja prijateljev in družine najbolj prijetna in najpreprostejša za načrtovanje. Z omejevanjem osvežilnih pijač samo na torto in pijače je načrtovanje in uživanje veliko lažje.
Ko se pripravljate na zabavo, morate ugotoviti najljubšo torto slavljenca ali punčke. Bodite prepričani, da ponudite različne možnosti pijače, in če je nastavitev neformalna, je uporaba barvnih ali okrašenih papirnatih krožnikov morda najboljša izbira za serviranje torte. Te neformalne zabave so najboljše ob 7. ali 8. zvečer ali po 2. uri popoldne, kar nakazuje, da poleg torte ne boste postregli hrane.
Če nameravate postreči obrok, so poletni rojstni dnevi seveda idealni za žar za kosilo ali večerjo. Nasprotno, malico lahko postrežete kadar koli v letu ali gostite kosila ali večerje s preprostimi enolončnicami ali glavnimi jedmi. Če imate le nekaj gostov, je kosilo ali večerjo dokaj enostavno pripraviti sami. Če je seznam gostov ogromen, boste morda želeli najeti gostinske storitve ali prositi druge goste, da prinesejo različne vrste jedi. Krožnike, steklene in srebrnine si zagotovite sami, ki jih lahko enostavno najamete, če nimate dovolj posode.
Za velike zabave je bolj smiselno poslati uradna vabila, da boste lahko ocenili, koliko hrane in pijače boste morda morali zagotoviti. Če zaposlujete gostinsko storitev, boste plačali pristojbino na osebo. Načrtujte pošiljanje vabil približno mesec do 6 tednov vnaprej, čas za odgovor pa naj bo najpozneje en teden pred datumom rojstnega dne. Prav tako vedno načrtujte, da se bo pojavilo nekaj ljudi, ki se niso odzvali.
Če imate temo, kot je kostumska zabava ali havajski Luau, se pripravite na organizacijo rojstnodnevne zabave tako, da poskrbite, da bodo vaši gostje seznanjeni s temo. Ni zabavno udeležiti se zabave v smokingu ali večerni obleki, če vsi ostali nosijo havajske srajce ali kokosove nedrčke in travna krila. Za določene tematske zabave lahko preprosto zagotovite kostume, pogosto pa lahko kupite kostume v razsutem stanju.
Ko se pripravljate na zabavo, upoštevajte svoj proračun. Večje zabave bodo stalo veliko več in morda boste želeli so-gostitelji z več ljudmi, da si delite stroške. Če si ne morete privoščiti velike zabave, se ne počutite slabo. Možnost večera, ki si ga delite z nekaj prijatelji ali družinskimi člani, je za nagrajenca običajno prijetna.
Če delujete sami kot gostitelj, boste morda želeli vključiti več prijateljev, ki bodo pomagali, da zabava poteka brez težav. Določite nekoga, ki bo postregel torto ali poskrbel, da bodo gostje oskrbljeni s pijačo ali sladoledom. Zavedanje, da imate pomočnike, bo pogosto zmanjšalo vašo tesnobo, ko se pripravljate na rojstnodnevno zabavo, in vam bo dalo priložnost, da tudi sami uživate v zabavi.