Ko podjetje ali organizacija raste, postaja potreba po oblikovanju smernic za javna naročila pomembnejša. Nabava ali nabava je upravljanje vseh izdatkov za storitve in blago. Kot vidik celotnega poslovnega upravljanja je osrednja funkcija, ki je neposredno povezana z zajezitvijo stroškov, zmanjševanjem stroškov in povečanjem dobička. Čeprav večina ljudi naročanje povezuje z velikimi podjetji in večmilijonskimi posli, lahko smernice za javna naročila pomagajo vsakemu velikemu in majhnemu podjetju.
Področje nabave je tako široko, da ga je najbolje razdeliti na ločene poslovne procese. Glavne kategorije so: upravljanje prodajalcev, pogodbeno blago in storitve, plačilni pogoji, pragovi in ločitev dolžnosti. Poleg identifikacije različnih poslovnih procesov so za razvoj smernic javnega naročanja treba izpolniti tri postavke: vzpostaviti organizacijsko strukturo in vloge, izvajati računovodske kontrole ter opredeliti odgovornost in odgovornost za postopke javnih naročil v organizaciji.
Standardna metodologija, ki se uporablja za razvoj smernic za javna naročila, je ustvariti mapo z datotekami za smernice. V tej datotečni mapi ustvarite ločeno za vsakega od glavnih poslovnih procesov. Ko se smernice razvijajo, ustvarite procesne vodnike za različne vloge in oddelke, ki so vključeni v proces. Vključite razdelek o poročilih o nadzoru in upravljanju, pa tudi dokument poteka za pregled višjega vodstva. Vse smernice je treba pregledati in razpravljati z prizadetimi območji ter jih predložiti v pregled višjemu vodstvu. Po sprejemu je potrebno usposabljanje za vse uporabnike za izvajanje smernic.
Prva točka, ki jo je treba pregledati, so vloge in odgovornosti različnih akterjev v postopku javnega naročanja. Določite, kdo, kaj, kje in zakaj za vsako transakcijo ter določite začetno točko ali dejavnost. Na primer, ko oddelek potrebuje pisarniški material, kdo je odgovoren za ta postopek? Kako se odločijo, na katerega prodajalca naj stopijo v stik? Kolikšen je največji znesek, ki ga lahko porabijo in kdo odobrava ta nakup? Vsa ta vprašanja so ključna za razvoj smernic za javna naročila.
Računovodstvo zagotavlja standardno strukturo za sledenje in upravljanje porabe. Uporaba naročil, naročil, ponudb, pogodb in drugih orodij za nabavo vpliva na računovodske funkcije. Tipične računovodske kontrole se osredotočajo na zmanjšanje tveganja goljufije, doseganje najboljše vrednosti za dolar, prejemanje dogovorjenih cen in pogojev ter pooblastil za odobritev. Te postavke je mogoče upravljati v računalniškem sistemu, vendar jih je treba najprej opredeliti v smernicah za poslovni proces.
Odgovornost in odgovornost sta glavni dejavnik pri javnih naročilih. Večina organizacij se osredotoča na vrednost naročila ali pogodbe v dolarjih, lahko pa spregledajo celotno porabljeno blago za določeno blago. Določanje ustreznega položaja, ki bo odgovoren za pogajanja z dobaviteljem in obdelavo naročil, je pomemben korak v smernicah za nabavo.
SmartAsset.