Da bi postali zasebni računovodja, morajo kandidati imeti diplomo iz računovodstva, financ ali poslovanja. Druge diplome, kot je magisterij ali pridobitev certifikata za pooblaščenega javnega računovodje (CPA), so koristne, vendar niso potrebne. Zasebni računovodje potrebujejo močne komunikacijske veščine, osnovne računovodske sposobnosti, organizirane metode dela, znanje s potrebnimi računalniškimi programi in poznavanje veljavne zakonodaje.
Zasebni računovodja je zaposlen v enem podjetju, da se ukvarja s financami tega podjetja, v nasprotju z javnim računovodjo, ki dela za več strank. On ali ona analizira finance podjetja, pripravlja proračune, revidira knjige in poroča o finančnem stanju podjetja. V večjih podjetjih imajo računovodje posebne naloge, kot so davki in proračuni. Zasebni računovodja v majhnem podjetju lahko pokriva vse vidike računovodstva in celo nekaj knjigovodstva.
Edina kvalifikacija, ki je potrebna, da postanete zasebni računovodja, je pogosto diplomirana iz računovodstva, financ ali poslovanja, vendar bodo mnoga večja podjetja najela samo računovodjo, ki je CPA ali pooblaščeni računovodja za upravljanje (CMA). Za pridobitev katerega koli certifikata mora kandidat opraviti izpit in izpolniti določene izobrazbene zahteve. Zahteve se razlikujejo glede na regijo.
Veliko ljudi najprej pridobi magisterij iz računovodstva (MAcc) ali poslovne administracije (MBA). Diploma MAcc pripravlja ljudi za delo kot računovodja, medtem ko MBA pripravlja ljudi za delo kot računovodja ali drug poslovni strokovnjak. Te diplome niso potrebne, da bi postal zasebni računovodja, vendar običajno pomagajo prosilcem pri iskanju bolje plačanih delovnih mest. Vsak magistrski študij zahteva približno dve leti rednega študija.
Dobre ustne in pisne komunikacijske veščine so bistvenega pomena. Računovodja mora biti sposoben razumeti finančno stanje podjetja in ga jasno izraziti drugim zaposlenim, strankam, dobaviteljem in regulativnim uradnikom. Od njega se pogosto zahteva, da povzame finančno stanje za ljudi, ki ne poznajo finančnih izrazov.
Ljudje ne potrebujejo visoke ravni matematičnih znanj, da bi postali zasebni računovodje. Namesto tega mora obvladati osnovne računovodske in natančne organizacijske sposobnosti ter praktično poznavanje računalniških programov, ki se uporabljajo v računovodstvu. Zasebni računovodja mora metodično vnašati številke v pravilna polja v računalniškem programu.
Zasebni računovodja mora razumeti tudi pravno plat računovodstva. Poznati mora vse veljavne zakone, na primer davčno in gospodarsko pravo. Računovodje v neprofitnih organizacijah na primer zahtevajo posebno znanje o zadevnih neprofitnih zakonih. Ker se zakoni nenehno spreminjajo, mora zasebni računovodja biti na tekočem. Računovodja mora tudi ohraniti zaupne večino informacij, ki jih pozna.