Za vodjo projekta so potrebni štirje koraki: višješolsko izobraževanje, certificiranje, izkušnje in medosebne veščine. Vodja projekta je odgovoren za usklajevanje prizadevanj članov ekipe, izdelavo načrta projekta in upravljanje proračuna. Vsi ti elementi so potrebni za uspešen projekt, ne glede na vrsto projekta.
Vodje projektov lahko najdete v industriji inženiringa, gradbeništva in informacijske tehnologije. Posebne veščine za vsako industrijo se lahko razlikujejo, vendar so temeljne veščine vodenja projektov enake v vseh panogah. Visokošolsko izobraževanje je predpogoj, da postanete vodja projektov, pri čemer je tri- ali štiriletna diploma akreditirane univerze ali visoke šole standardna zahteva za večino delodajalcev. Področje študija je lahko različno, vendar je običajno sprejemljiva diploma iz poslovanja, inženiringa ali računalništva.
Certificiranje kot vodja projekta se koordinira preko Project Management Institute. Ta organizacija ponuja mednarodno priznan certifikat strokovnjaka za vodenje projektov. Imenovanje zahteva kombinacijo izobrazbe in izkušenj. Pred podelitvijo imenovanja je potreben celovit izpit.
Za pridobitev certifikata za vodenje projektov so potrebne najmanj tri leta izkušenj z vodenjem projektov. Zelo redko je, da kdo pridobi vlogo vodenja projektov brez vsaj treh let delovne sile. Spretnosti, potrebne za uspeh v tej vlogi, se razvijajo sčasoma in z zrelostjo.
Osebne veščine, ki so potrebne, da postanete vodja projekta, vključujejo vodenje, izgradnjo tima, reševanje problemov, pogajanja, komuniciranje in načrtovanje. Vodstvene sposobnosti se osredotočajo predvsem na zadovoljevanje potreb drugih. Te veščine vključujejo medosebne veščine, reševanje konfliktov, uravnoteženje prioritet in upravljanje drugih.
Team building je zelo pomemben, saj je večina projektov zahtevala sodelovanje ljudi z različnih področij. Zelo pomembna je sposobnost razpršitve konfliktov in spodbujanja sodelovanja. Za uspeh katerega koli velikega projekta je ključnega pomena prevzemanje odgovornosti ljudi za svoje delo in zagotavljanje, da nihče ne krivi druga področja.
Projektna skupina se običajno oblikuje, da zadovolji potrebe ali reši problem. Vsi projekti imajo težave. Obstajajo tehnične, funkcionalne, logistične, časovne in medosebne težave. Ko postanete vodja projekta, boste večino svojega časa namenili načrtovanju zmanjševanja težav in reševanju trenutnih težav.
Pogajanja in kompromisi so del vsakega projekta. Delo z drugimi zahteva ravnovesje med vašimi neposrednimi in njihovimi potrebami. Komunikacijske veščine so ključnega pomena za zagotovitev, da je ekipa osredotočena na isti cilj, da napreduje k temu cilju in da je usmerjena k doseganju določenih mejnikov.
Pomanjkanje organizacijskih sposobnosti lahko zlahka iztiri drugače uspešen projekt. Vso dokumentacijo imejte urejeno, ustvarite in razpošiljajte zapisnike z vsakega sestanka, upravljajte postopek zahtevka za spremembo in zagotovite, da so vse spremembe pisno sporočene vsem vpletenim stranem. Ustvarite disciplinirano papirnato sled okoli zahtev za spremembe in jo dosledno uporabljajte. Že ta preprost element lahko naredi veliko razliko v projektu.