Medtem ko je delovna mesta pisarniške administracije mogoče najti v skoraj vseh panogah, je večina teh vrst delovnih mest običajno v zdravstvu, poslovnih storitvah, bankah, vladnih agencijah, zavarovalnicah in šolah. Običajno zajemajo vse oddelke in nivoje delovne sile. Zaradi velikega števila pisarniškega osebja in administrativnih pisarniških pomočnikov je običajno velika potreba po vodjih administrativnih pisarn, da načrtujejo, usmerjajo in nadzorujejo dnevni potek dela, da bi dosegli operativne cilje organizacije. Obstajajo različni načini, kako postati vodja administrativne pisarne, vključno z izobraževanjem in napredovanjem v podjetju.
Za večino delovnih mest vodje upravnih pisarn je potrebna srednješolska izobrazba, ne glede na to, ali je to izredna, diplomirana ali višja. Obstaja veliko različnih šol, razredov in programov za položaj administratorja pisarne, vključno s tradicionalnimi štiriletnimi univerzami, skupnostnimi šolami in trgovskimi šolami. Tečaji računovodstva, poslovne matematike, računalniških aplikacij, pisarniške tehnologije, človeških virov in poslovnega prava je običajno treba opraviti za pridobitev certifikata ali diplome, da postane vodja administrativne pisarne.
Vsak kandidat, ki želi postati vodja administrativne pisarne, mora običajno imeti sorodne delovne izkušnje, tudi po pridobitvi vseh izobrazbenih pogojev za delo. Velikokrat je to razlog, da so interna napredovanja najpogostejši način za dosego tega položaja. Vodje administrativnih pisarn imajo številne odgovornosti, ki običajno vključujejo načrtovanje dela, nadzor osebja, pregledovanje dela, dokončanje ocen zaposlenih ter najemanje in odpuščanje zaposlenih. S tem širokim spektrom nalog morajo vodje pisarniške administracije običajno poznati in razumeti prednosti in slabosti zaposlenih, koliko časa trajajo naloge in kako usposobiti in upravljati druge.
Oseba, ki začne na začetnem delovnem mestu, kot je receptor, računovodski referent, administrativni pomočnik ali drugo delovno mesto, ki pomaga pri učenju podjetja in osebja, je običajno verjetno kandidat za vodjo administrativne pisarne. Poleg izkušenj na delovnem mestu se morajo kandidati običajno pripraviti na tečaje strokovnega razvoja na teme, kot so medosebni odnosi, coaching, upravljanje časa in vodenje projektov. Prav tako je lahko koristno, da kandidat išče priložnosti za usposabljanje nadzornikov na trenutnih položajih. Podjetja lahko iščejo tudi nabor veščin, ki vključujejo timsko delo, organizacijo, vodenje in dobro komunikacijo pri napredovanju znotraj organizacije.
Druga pomembna osebnostna lastnost, ki je običajno potrebna, da postanete vodja administrativne pisarne, so odlične sposobnosti ljudi. Skrbniki pisarne običajno delujejo kot vezni členi med vsemi ravnmi osebja in morajo redno reševati težave. Nekateri projekti lahko vključujejo prestrukturiranje oddelkov, izvajanje novih politik podjetja in posredovanje medosebnih konfliktov. Običajno morajo razumeti tudi delovne pogodbe in poročati o morebitnih težavah višji vodstveni skupini.
Če želite postati vodja administrativne pisarne, je običajno potrebno, da je kandidat sposoben delati z vsemi različnimi vrstami osebnosti in poklicnih ravni. To običajno vključuje vse, od poštnega uradnika do podpredsednika. Za uspeh na tem položaju je lahko potrebno vedeti, kako biti usmerjen v podrobnosti, analitičen, ustvarjalen in fleksibilen hkrati.