Uslužbenec zdravstvene dokumentacije skrbi za urejeno evidenco bolnikov v bolnišnicah in drugih zdravstvenih ustanovah. Za osebo, ki želi postati uradnik zdravstvene dokumentacije, ni nobenih splošnih izobrazbenih zahtev. Vendar večina delodajalcev zahteva, da so novi zaposleni diplomirani ali imajo diplomo splošnega izobrazbenega razvoja (GED). Običajno oseba, ki želi postati uradnik za zdravstveno kartoteko, ne bo potrebovala nobene vrste licence ali potrdila, da bi dobila službo na tem področju. Morda niti ne bo potreboval povezanega usposabljanja, saj številni delodajalci zagotavljajo usposabljanje na delovnem mestu za svoje nove medicinske uradnike. Kandidati pa lahko izboljšajo svoje možnosti za zaposlitev tako, da zaključijo izredni študij na področju, povezanem z zdravjem.
Uslužbenci zdravstvene dokumentacije opravljajo naloge, ki so ključnega pomena za vzdrževanje urejene in dostopne evidence pacientov v vsakem trenutku. Glavna naloga uslužbenca zdravstvene dokumentacije je vlaganje kartoteke bolnikov. Ta oseba je lahko odgovorna tudi za posodabljanje zapisov in njihovo pridobivanje, kadar je to potrebno. Čeprav se to delo morda sliši zelo ponavljajoče, je lahko ključnega pomena za uspeh zdravstvene ustanove. Izgubljena ali zgrešena zdravstvena kartoteka lahko povzroči resne težave pacientu ter njegovim zdravnikom in medicinskim sestram.
Čeprav oseba, ki želi postati uradnik zdravstvene dokumentacije, morda ne potrebuje minimalne stopnje izobrazbe, običajno potrebuje nekaj osnovnih znanj. Na primer, običajno bo potreboval dobre organizacijske sposobnosti, sposobnost sledenja navodilom in talent za pozorno spremljanje podrobnosti. Običajno bi moral imeti vsaj osnovno razumevanje vlaganja dokumentov z uporabo papirnih vložnih sistemov in računalniških mehanizmov za vlaganje. Mnogi delodajalci pričakujejo tudi, da bodo njihovi uslužbenci zdravstvene dokumentacije računalniško pismeni in imajo dobre komunikacijske veščine. Oseba lahko postane bolj privlačen kandidat za službo, če se nauči tudi medicinske terminologije.
Medtem ko mnogi delodajalci ne zahtevajo od svojih novih referentov zdravstvene dokumentacije, da bi zagotovili kakršno koli povezano izobraževanje ali usposabljanje, nekateri raje najamejo prijavitelje, ki so zaključili programe, povezane z upravljanjem zdravstvenih informacij. Včasih oseba, ki želi postati referent zdravstvene dokumentacije, hodi v šolo, da bi pridobila izobrazbo iz zdravstvenih informacij ali vodenja zdravstvenih kartotek, kar lahko pripelje do naziva zdravstveni informacijski tehnik. Po končani dvoletni diplomi iz te smeri lahko oseba opravlja izpit za pridobitev certifikata. Certificiranje zdravstvenega informacijskega tehnika lahko izboljša možnosti zaposlitve ambicioznega uradnika ali poveča njegove možnosti za napredovanje. Poleg tega lahko pridobivanje izkušenj s prijavo ali drugimi pisarniškimi opravili poveča možnosti osebe, da si zagotovi službo.