Ni posebnih zahtev, da bi postali upravljavec dokumentov, vendar je lahko koristno, če imate visokošolsko izobrazbo, izkušnje v industriji ter znanje s pisarniško opremo in sistemi. Upravljavci dokumentov so odgovorni za upravljanje dokumentov v podjetju ali organizaciji, delo, ki lahko zahteva vrsto različnih veščin, odvisno od panoge. Različna podjetja lahko navedejo posebne kvalifikacije, ki jih pričakujejo od prosilcev, in lahko je koristno pregledati prosta delovna mesta v določeni panogi, če želite izvedeti več o splošnih pričakovanjih.
Oseba, ki namerava delati kot kontrolor dokumentov, bo morda želela razmisliti o univerzitetni diplomi na temo, kot so posel, matematika ali komunikacije. Nekatere organizacije imajo programe usposabljanja za pripravo ljudi posebej za poklice za nadzor dokumentov, vključno s programi certificiranja, ki zagotavljajo posebno usposabljanje v določenih panogah. To je lahko koristno za ljudi, ki želijo delati na zaupnem ali občutljivem gradivu, kot je zdravstvena dokumentacija, kjer je poznavanje ustreznih zakonov in industrije ključnega pomena.
Visokošolske diplome običajno niso potrebne, da bi postal upravljavec dokumentov, vendar lahko pomagajo. Medtem ko so na fakulteti, lahko pripravništvo ljudem pomaga pridobiti znanje o panogi in izkušnje na področju nadzora dokumentov. Prav tako je mogoče začeti delati neposredno v industriji brez diplome, pod nadzorom glavnega kontrolorja dokumentov, ki lahko zagotovi usposabljanje na delovnem mestu. Ljudje na tem položaju bodo morda želeli razmisliti o dodatnih tečajih usposabljanja, da bi razvili veščine in kvalifikacije, ki bi lahko vodile do napredovanja.
V nekaterih primerih podjetja od kandidatov za ta delovna mesta pričakujejo posebne certifikate. Morda bo treba pridobiti certifikat v določenem sistemu, da postanete upravljavec dokumentov, ali opraviti tečaje, da se seznanite z zakonodajnimi vprašanji. Nekatere panoge, kot je finančna industrija, so podvržene strogim predpisom, od katerih večina obkroža prakse dokumentiranja. Podjetja želijo kontrolorje z ustrezno usposobljenostjo in izkušnjami, da se izognejo kršitvi zakona.
Izkušnje v industriji je treba združiti tudi z udeležbo na konferencah in drugih dogodkih, da bi razvili strokovne stike in spoznali novosti. Ko nekdo postane upravljavec dokumentov, se lahko želeni standardi spremenijo, zato je treba z njimi slediti, da bi delodajalcu ponudili najboljše storitve. Trgovske organizacije in druge skupine ponujajo priložnosti, kot so delavnice, revije in konference, da bi ljudem omogočili, da se naučijo več o razvoju nadzora dokumentov in predlaganih predpisih, ki bi lahko vplivali na njihovo industrijo.