Zahteve, da postanete tajnik/receptorka, se razlikujejo, predvsem zaradi vrste podjetja, v katerem se nahaja delovno mesto. Večina podjetij zahteva minimalno izobrazbo z malo ali brez usposabljanja. Zaradi nalog, povezanih s tem položajem, pa bi druga podjetja lahko zahtevala določeno stopnjo izobrazbe. Spet drugi lahko pričakujejo, da imate dodiplomski študij in nekaj let delovnih izkušenj.
Običajno je tajnik/receptor odgovoren za naloge administrativne podpore v podjetju. Tajniške naloge lahko vključujejo odgovornosti pisarniške podpore. Lahko podprete enega vodjo oddelka ali zagotovite splošno pisarniško podporo za celotno podjetje.
Z izpolnjevanjem vloge receptorja je pogosto povezanih več dolžnosti. Ena primarna naloga je sprejemanje telefonskih klicev in usmerjanje klicev na ustrezen oddelek. Pozdravljanje strank in gostov v čakalnici je še ena dolžnost, ki je običajno povezana z delovanjem receptorja.
Morda bodo potrebne druge naloge, odvisno od funkcij, ki podpirajo pisarniške dejavnosti. V nekaterih podjetjih boste morda morali pripraviti pošto za dostavne službe. Poleg tega lahko dohodno pošto razdelite tudi osebju podjetja.
Če želite postati tajnica/receptorka, boste potrebovali vrsto znanja, veščin in sposobnosti. Večina podjetij pričakuje, da boste imeli celovito razumevanje pisarniških postopkov. Ker je primarna dolžnost na tem položaju odgovarjanje na telefon, je prijetne verbalne veščine na splošno dodatna prednost. Za večino podjetij je zaželena tudi sposobnost upravljanja pisarniške opreme.
Nekaj tehničnih šol ponuja tečaje poslovne in pisarniške administracije, ki vam pomagajo razviti potrebne veščine, da postanete tajnik/receptor. Tipični tečaji lahko vključujejo usposabljanje za uporabo programov za obdelavo besedil in preglednic. Pisanje poslovne korespondence in pisarniški bonton sta dodatna tečaja, ki jih ponuja večina šol.
Poleg tega lahko nekatera podjetja raje najamejo osebo z dodiplomsko poslovno izobrazbo. Pridobitev poslovne ali sorodne diplome na štiriletni akademski ustanovi vam lahko pomaga izpolniti to zahtevo. Ta vrsta diplome vas lahko pripravi tudi na napredovanje v podjetju.
Poleg formalnega usposabljanja, ki je potrebno, da postanete tajnik/receptor, boste morda potrebovali tudi čas, da se naučite standardnih operativnih postopkov podjetja. Na splošno boste prejeli usposabljanje o postopkih, specifičnih za panogo, ki vplivajo na spremembe vaših dolžnosti po zaposlitvi. Na primer, delo v zdravstveni ustanovi lahko vključuje načrtovanje obiskov pacientove ordinacije. Pred prihodom pacienta bi lahko pisarniški postopki vključevali preverjanje zdravstvenega zavarovanja in izdelavo zdravstvene kartoteke.