Strokovnjaki za nadzor dokumentov upravljajo zbiranje, shranjevanje in pridobivanje notranjih dokumentov organizacije. Srednješolska izobrazba je običajno potrebna za začetno zaposlitev, vendar bo morda potrebna določena količina visokošolskega usposabljanja za vodstveni položaj. Če želite postati strokovnjak za nadzor dokumentov, morate imeti tudi dobre organizacijske, računalniške in pisarniške sposobnosti. Zaposlitev za ta poklic je običajno mogoče najti v zdravstvenem, pravnem in proizvodnem področju ter v izobraževalnih in vladnih ustanovah. Tipične naloge strokovnjaka za nadzor dokumentov vključujejo arhiviranje, distribucijo in obnavljanje tiskanih in elektronskih dokumentov.
Če želite biti specialist za nadzor dokumentov, boste potrebovali diplomo srednje šole in obsežno usposabljanje na delovnem mestu. Večina strokovnjakov začne to kariero na začetni ravni in prevzame dodatne odgovornosti, ko se njihovo znanje in veščine povečujejo. Nekateri delodajalci lahko zahtevajo, da dokončate dve ali štiriletno diplomo za delo na vodstvenem položaju. Drugi so morda pripravljeni sprejeti poklicno spričevalo namesto visokošolske diplome. Specializirano usposabljanje in certificiranje je na voljo pri mednarodno priznanih organizacijah, kot sta Professional Society Management (KMPro) in Association for Information and Image Management (AIIM).
Poleg formalne izobrazbe morate imeti tudi zelo dobre organizacijske in pisarniške sposobnosti, da postanete specialist za nadzor dokumentov. Ti strokovnjaki morajo dnevno organizirati in spremljati uporabo stotih dokumentov. Za uspeh v tem poklicu morate biti sposobni ustvarjati in upravljati tako tiskane kot elektronske arhive. Za to delo bo potrebno tudi odlično računalniško znanje in poznavanje različnih programskih aplikacij. Položaji na vodstveni ravni običajno zahtevajo dobre komunikacijske in vodstvene sposobnosti ter sposobnost usposabljanja drugih delavcev.
Ko postanete specialist za nadzor dokumentov, lahko najdete zaposlitev v številnih različnih organizacijah. Ti strokovnjaki so pogosto zaposleni na področju zdravstvenega varstva, tehnologije in proizvodnje, pa tudi v gradbeni in tehnološki industriji. Vladne in izobraževalne ustanove uporabljajo tudi sisteme za nadzor dokumentov, skupaj z bankami in drugimi podjetji za finančne storitve. Morda boste lahko našli delo pri neodvisni službi za nadzor dokumentov, če tradicionalna zaposlitev ni na voljo. Nekateri delodajalci na biomedicinskem ali pravnem področju lahko pred zaposlitvijo zahtevajo specializirano usposabljanje.
Ti strokovnjaki se običajno ukvarjajo z dejavnostmi, kot so organiziranje in vlaganje različnih tiskanih in elektronskih dokumentov. Zagotavljajo, da je trenutna različica dokumenta na voljo, ter spremljajo njegovo lokacijo in uporabo. Ti strokovnjaki uporabljajo tudi optične bralnike za izdelavo elektronskih kopij papirnatih dokumentov in ustvarjanje sistemov datotek za shranjevanje in iskanje. Strokovnjaki na vodstveni ravni bodo morda morali razviti in izvajati postopke in politike za izmenjavo dokumentov in izvajati tečaje usposabljanja zaposlenih.