Če želite postati skrbnik pisarne, so običajno potrebne spretnosti na štirih področjih: napredne računalniške spretnosti, komunikacija, medosebni odnos in produktivnost. Pisarniški skrbnik je odgovoren za vsakodnevno delovanje malega do srednjega podjetja. On ali ona upravlja pretok podatkov in administrativne naloge znotraj organizacije. Ta položaj redko vključuje kakršne koli nadzorne ali vodstvene odgovornosti zaradi velikosti organizacije in osredotočenosti vloge. Ljudje, ki želijo prevzeti vodstveno vlogo, bi običajno bolje služili na položaju poslovnega vodje ali uradnika.
Da bi postali pisarniški administrator, veliko ljudi zaključi program višješolskega izobraževanja. To lahko vključuje eno- ali dvoletni program na šoli za poslovno upravljanje ali usposabljanje pisarniških pomočnikov. Veščine, pridobljene v teh programih, so lahko bistvene za zagotovitev zaposlitve kot pisarniški skrbnik. Čeprav bodo nekateri delodajalci zahtevali akademsko izobrazbo, bodo mnogi sprejeli kandidate s srednješolsko diplomo, če imajo ustrezne izkušnje.
Napredno računalniško znanje je obvezno za vse, ki želijo postati pisarniški administrator. Te veščine je mogoče pridobiti bodisi z zaključkom programa usposabljanja bodisi s prakso. Večina podjetij uporablja pisarniške izdelke Microsofta ali Lotusa. Veščine, razvite s temi programi, se lahko prenesejo na druge programske izdelke. Te veščine posodabljajte z osvežilnimi tečaji, saj se bodo funkcije programske opreme sčasoma spremenile.
Veščine pisne in ustne komunikacije so zelo pomembne, če želite postati pisarniški administrator. Vsa komunikacija mora biti profesionalna, jedrnata, jasna in imeti pravi ton. Pomembno je omeniti, da imajo komunikacijske veščine administrativnega osebja velik vpliv na ugled organizacije. Vzemite si čas za izboljšanje svojih veščin, tako da bodo stranke pustile pozitiven vtis o podjetju.
V vsaki pisarni ali podjetju je vrsta različnih osebnosti. Običajno je pomembna sposobnost učinkovite interakcije z različnimi ljudmi, reševanja konfliktov in spodbujanja timskega dela. Mnogim se zdi ta vidik skrbniške vloge najzahtevnejši. Vzemite si čas za razvoj teh veščin, saj so lahko pomembne.
Produktivnost in samoupravljanje sta bistveni veščini, če želite postati pisarniški skrbnik. V večini majhnih organizacij je skrbnik pisarne odgovoren za širok nabor nalog. Sposobnost preklapljanja, dela na različnih administrativnih nalogah in spremljanja je zelo pomembna. Zaupnost in diskrecija sta potrebni, saj ima administrator lahko dostop do finančnih informacij, kadrovskih evidenc in podatkov o plačilnih listih.