Na splošno je minimalna priprava, potrebna, da postanete virtualni pisarniški pomočnik, srednješolska izobrazba, ki ji sledi nekaj pisarniškega usposabljanja. Obstajajo programi za visokošolske in poklicne šole ter spletne izobraževalne možnosti za nekoga, ki želi postati virtualni pisarniški pomočnik, in veliko ljudi s tradicionalnimi poslovnimi ali vodstvenimi diplomami lahko postane virtualni pisarniški pomočnik. Za specializacijo ali napredovanje na pravni ali zdravstveni položaj se lahko dodatno izobražuje in v mnogih primerih pridobi certifikat. Če je oseba samozaposlena, lahko nekatere dodatne zahteve vključujejo vlaganje v pisarniško opremo.
Virtualni pisarniški pomočnik ima v bistvu enak opis delovnega mesta kot tradicionalni pisarniški pomočnik, le da običajno dela iz svoje domače pisarne kot samostojni delavec. V mnogih primerih ima virtualna pisarna več prednosti pred tradicionalno pisarno. Na primer, delo na daljavo je pogosto bolj priročno za zaposlene in je lahko stroškovno učinkovitejše za obe strani.
Tipične naloge pisarniškega pomočnika vključujejo administrativne naloge, kot je izvajanje osnovnih podatkov ter vzdrževanje datotek in evidenc. Druge običajne dejavnosti vključujejo pošiljanje po pošti, e-pošti in faksiranje dokumentov, skupaj s pisanjem poslovnih pisem in poročil. Pisarniški pomočniki so pogosto odgovorni za sledenje informacij o proračunu ter za dogovarjanje sestankov in potovanja za svoje nadzornike. Virtualni pomočnik se lahko osredotoči tudi na določeno nišo – na primer lahko dela v založništvu kot virtualni avtorjev pomočnik; drugi so najeti posebej za pravno ali medicinsko prepisovanje.
Če želite postati virtualni pisarniški pomočnik, se lahko usposobite tako, da sledite običajni poti učenja tajniških veščin v srednji šoli, nato pa dokončate eno- do dveletni program pisarniške administracije v poklicni šoli ali visoki šoli. Vse pogosteje skupnostne šole ponujajo tudi programe posebej za virtualne pisarniške pomočnike. Nekateri primeri tečajev vključujejo računalniško tehnologijo in oblikovanje spletnih strani, skupaj s tradicionalnimi veščinami, kot sta prepisovanje in knjigovodstvo.
Namesto obiskovanja lokalne šole lahko nekdo, ki želi postati pomočnik v virtualni pisarni, dokonča svoj celoten študij na spletu. Več organizacij ponuja programe usposabljanja in usposabljanja z različnimi stroški. Čeprav certificiranje ni potrebno, da postanete pomočnik v virtualni pisarni, lahko pridobite certifikat prek Mednarodnega združenja virtualnih pomočnikov (IVAA). Ponuja nazive certificiranega virtualnega pomočnika, virtualnega pomočnika s preverjeno etiko in virtualnega pomočnika za nepremičnine. Na voljo je tudi več programov certificiranja pravnega sekretarja.
Nekatere osnovne veščine, ki so na splošno potrebne, da postanete virtualni pisarniški pomočnik, vključujejo dobro ustno in pisno komunikacijo, skupaj s poznavanjem poslovnega bontona. Za številna pisarniška dela so pogosto potrebne spretnosti učinkovitega tipkanja, pomembni pa sta tudi pozornost do detajlov in sposobnost večopravilnosti. Poleg tega samostojni delavec običajno potrebuje določeno opremo, da vzpostavi domačo pisarno. Najmanj običajno uporablja računalnik, tiskalnik, telefon in faks.